company sec

Co Sec duties usually as following~

update the register (statutory book)
prepare annual general minutes
prepare minutes for director & shareholder or special resolution(if any)
prepare & file annual return to company registry
notice the change of particular of director & co sec to CR
notice the change of director & co sec to CR
advise co sec matter to director
keeping register, minutes, related document in registered office

如果是秘書公司:
- 每年幫客並準時遞交周年申報表;
- 準備成立公司文件及所需物品(如法定紀錄冊、印鑑、章程)
- 如果你做了公司的公司秘書, 要有責任更新法定紀錄冊;
- 如董事及秘書資料及人事有變更, 要填寫表格依時通知公司註冊處;
- 準備董事會、周年大會及特別大會會議紀錄、周年大會通告及決議案;
- 公司清盤要準備文件登憲報、通知商業登記處及公司註冊處清盤、每半年要上清盤人帳目去公司註冊處及準備文件結束公司清盤.
- 結束公司準備相關會議紀錄、決議及填商業登記處及公司註冊處表格.
- 公司股東轉股要準備instrument of transfer, B/S note, 信託書(如需要), 會議紀錄.
- 提醒客戶重要訊息, 例如想結束公司要通知客處理好公司資產, 因為公司要沒有資產及負債、沒有營業最少3個月及所有股東同意才可結束公司. 又例如新公司條例生效對公司的影響. 例如公司原本全部董事都係有限公司, 新條例下必須有一位自然人做董事, 公司秘書就要聯絡客有乜董事安排.

如果是上市公司的公司秘書, 職責便更多. 除了上述工作外, 他們亦需要向監管機構及律師溝通、製作公司年報、籌備董事會及周年大會、向董事局提供意見等.

2014-03-15 14:37:55 補充：
關於股份事宜如配股、轉股、增加資本等, 公司秘書亦要準備文件如表格、會議紀錄及決議等, 及呈報表格去公司註冊處. 轉股不需要在轉股當日呈報公司註冊處, 但要在周年申報表寫明有轉股. 轉股文件要送去稅務局打釐印.

如公司修改章程, 公司秘書亦要幫手寫章程及準備特別大會文件.

2014-03-17 08:28:16 補充：
- 有些客會用秘書公司/會計師行/律師行做註冊地址, 會不時收到其他人寄給客的信件, 公司就要把信件轉寄給客, 有需要時存檔.

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