成立有限公司後的一籃子文件

1. Memorandum and Articles of Association即公司章程, 是公司活動的基本準則, 解釋公司範圍、股份、董事的權力、委任/離任、酬金、印鑑、創辦成員名稱、地址及所承購股份、會議規定(如何時要開會、法定人數、幾時要出通知開周年大會)、派息、帳目等.
稅務局會在公司成立後18個月內寄第一份利得稅報稅表, 這份報稅表要連同公司章程一併遞交. 此外, 銀行開戶亦需要公司章程、商業登記證、NC1/AR1及有關董事會議紀錄. 會議紀錄講明去邊間bank開戶口及誰有權簽名.


2. 股票簿就係當公司發行股份, 公司董事就要發股票證書給股東, 註明股票號碼及數量.

3. 這是法定紀錄冊. 法定紀錄冊會記底公司成立至金有那些董事、股東、秘書、登記及押記、決議及會議紀錄(董事會、周年大會、特別大會). 如果董事及秘書有變更, 不但要向公司註冊處交相關文件, 亦要更新法定紀錄冊. 如改股東, 要辦理轉股文件及去打釐印, 亦要更新紀錄冊.

成立公司時亦會比一套印, 所有印鑑都要妥善保管. 做董事及秘書當然要有責任, 其中一樣就係準時交周年申報, 有董事、秘書及註冊地址變更要通知公司註冊處及商業登記處(如需要), 等等. 如果怕煩可以搵秘書公司幫手.

董事會及周年大會要根據公司章程所規定的時間內召開, 並需要有足夠法定人數簽署, 公司章程有講. 特別大會及決議亦要夠人數簽才有效. 所有會議紀錄及決議亦要放一份在紀錄冊裡, 有些秘書公司會將所有交過CR文件的副本給客存案.

增加資本要股東開會同意及通過有關議案, 並要填公司註冊處有關表格.

如果你唔識做, 你可以找秘書公司幫手做.

2013-05-11 20:56:29 補充：
補充: 上面改股東意思係股份轉讓.

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1. 20本Memorandum and Articles of Association, 係公司章程,主要係說明公司的業務經營範圍及公司授予股東、董事的權利(如發行股票、開股東會議、董事董事會議、董事職權等), 如果你開立的係一般中小企,又冇對公司章程作出修改,一般都係公司秘書公司按公司法草擬的標準章程。

2.一本多似股票的東西, 股票薄,要來發行股票證書俾股東

3.綠色硬皮簿, 一般係記錄公司註冊地址、登記公司董事、秘書、股東、按揭押記、公司已發行股票的交易及保存董事局會議及股東會議記錄。

P.S.董事有責任更新公司秘書記錄及確保有關文件的完整性及真確性。
如果閣下有採用公司秘書服務,以上的文件可交托公司秘書代為保存及記錄任何變更。

以上只屬個人意見,如有錯漏,請指正。

公司法詳情可參考香港政府網頁- 雙語法例資料系統。