電子郵件的應用

E-MAIL即書面溝通是商務交往、特別是日常工作中有力的交流工具。與口頭的交流相比書面溝通具有以下優點 1.一目了然白紙黑字能使所有參與方對於所討論的論題、事實根據和結論以及達成的共識一目了然並保持跟進直至工作完成。當討論的結果被記錄下來、經詳細商討並最終寫在紙上時投機取巧的人就沒有施展拳腳的空間了。 2.書面跟進能準確及時地記錄事項進程、討論內容以及行動細則並充當了作為每個工作專案歷史檔案的功能。例如我要協調團隊完成一項銷售任務時間非常有限離規定的完成日期不遠此時準備一份書面備忘錄給我的隊員、主管以及合作夥伴將使我更加清楚採取什麼步驟如何對每個人進行跟進。它促使每個人共同關注一件事、說同一種語言以及清楚哪些已經做完還有哪些需要做。最後書面跟進能保證論功行賞。能確保分辨出哪些人履行了承諾哪些人因及時完成了工作而得到肯定。 3.充當意見不和、起爭端時的證明沒有人是完美的。毫無疑問每一個工作專案都面臨特殊的挑戰不管這種挑戰是運籌上的還是人際關係上的。書面記錄能幫人關注于事實而不是感受或其他個性和工作風格上的差異並以合理的方式解決意見不和以及爭端。