工程公司用Peachtree入賬如何分部門及種類

問題一:

請問你用的 Peachtree 是否屬於 2010 版? 你可參看裡面有一個 Sample Construction Co., 當你進入此公司內就可以了解一下如何 set up Job Code 了.

工程公司需要一位有經驗的工程人員, 會計可直接向他/她咨詢每類工程的工序流程 (Phase) 及所涉及的各類費用 (Cost Code), 以協助 set up Chart of A/c.

工程收入 = Contract Income, 工程進度款 = Progress Payments A/c
工程成本 = Contract Cost (放在 Contract A/c 內)

Cost Code 可包括 Materials, Labour, Equipment Rental, Other expenses…….,
Phase 可包括各工序名稱, 這要視乎該工程公司是屬於何類型工程了, 如裝修工程公司可包括的工序有 Design & Planning, Painting, Electrical, Flooring installation……. etc., 而各工序是可衍生各類費用 (Cost code)
Job 可包括各地盤名稱或工程名稱等, 這要視乎你想如何劃分各 Level 了.

你可以用 Phase 取代 Cost code, 這要視乎你想如何劃分各級層次.

問題二:

代支:
Dr. Contract a/c - Material Cost .....……..$150,000
Dr. Contract a/c – Labour Cost ….....……$240,000
Cr. Other payable A/c ……………………………………………… $390,000

問題三:

Dr. Subcontractor A/c …………...……….. $190,000
Dr. Retention Receivable A/c ..….....…….. $10,000
Cr. Progress payments A/c …………………………….…………. $200,000

Dr. Other payable A/c …………..………… $190,000
Cr. Subcontractor A/c ……………………………………………… $190,000

Other payable A/c 是放在 B/S 的 Current Liabilities 內, 當 Bank A/c 有足夠的流動現金支付負債, Entry 如下:

Dr. Other payable A/c ……………………… $200,000
Cr. Bank A/c …………………………………………………………. $200,000

2012-08-23 19:59:01 補充：
問題一:

Peachtree 2009, 2010, 2012 等都有一些 Sample companies 供使用者參考如何 set up Chart of A/c 及有關的 codes. Cost code 是可以増項的, 沒有規定只得 5 項.

2012-08-23 20:03:09 補充：
問題二:

根據 “每月工資及物料先由分判商代支付”, 即是說, 該兩筆費用不是由分判商所承擔, 在分判商公司 (代支) 賬內的 Entry 是:
Dr. Other receivable A/c
Cr. Bank A/c

而你的公司是承擔該兩筆費用, 所做的 Entry 是:
Dr. Contract A/c – Labour
Dr. Contract A/c – Materials
Cr. Other Payable A/c

2012-08-23 20:03:55 補充：
問題三:

以上相方對應的賬目是 Other receivable A/c 及 Other payable A/c. 同一間公司是可以扮演 A/R 及 A/P 的身份角色, 當兩方付款要對賬時, 就可以互相對沖 A/c. 如分判商的名稱假設是 ABC Co., 其開立的 A/c Name 如下:

Sub-contractor A/c – ABC Co.
Other payable A/c – ABC Co. (或 Other creditor A/c 即雜項代付公司 – ABC Co., 與 Trade creditor A/c 性質不相同)

2012-08-23 21:26:37 補充：
Sub-contractor A/c (分判商) 等於 Debtor A/c, 是放在 B/S 的 Current Assets, Other payable A/c 是放在 B/S 的 Current Liabilities 內.

2012-08-29 10:07:14 補充：
你可以利用 Peachtree 裡的 Export 功能, 把報表內的資料 export 到 excel, 然後再利用 excel 的樞紐表功能, 只要你的 codes 設定得好, 能配合樞紐表的操作, 是可以減低很大的工作量的.

2012-08-31 08:43:56 補充：
一間工程公司出現虧損的原因, 主要是 Cost Control 做得不好, 接工程前必須要求工程師提交及做好成本預算, 訂立何時收回部分款項, 以 finance 下一個工序, 經常要留意公司流動資金的狀況, 如工程的工序安排得不好, 是浪費更多的時間做修復及增加成本, 這是為何我曾提出要與有經驗的工程師了解工程工序運作流程的原因, 將來你可以從所建立軟件的 codes 去比較賬內相同工程種類, 相同/不同的每一工序所花的日子, 成本, 記錄所聘用不同的人手(質素)等數據做分析, 去改善虧損, 增加流動資金, 這才是提高收益的治本方法.

2012-09-02 15:42:57 補充：
有關某類工程上的工序流程, 你可以上網搜尋, 另一方法是往書局裡的家居設計尋找資料, 例如裝修工程 (有中文書), 從中你可以跳出會計的四方框, 令自己見識更廣, 工程部出現的問題, 可從各方的資料/數據的分析中了解得更多, 對你設計的 Job/Phase/Cost codes 更有幫助, 如果你懂得搜集各方面資料或做綜合, 比較, 掌握了固定的工序流程, 協助選擇合適的外判工人, 將來你會在工作上間接地幫助到老闆節省很多的時間, 成本及提高收益的. 上述種種是要花時間及要視乎是否有鑽研的精神了.