請問應該如何做 才能成功辦好會議(開會前 開會中 開完會後)

會議前充分準備：在會議召開前主席大多對於會議結論已有想法會前應思考與會人員可能之反應，預先做規劃與因應應先預訂會議室應將議程、時間寫於白板上 會議規劃：好的會議是規劃出來的。開會前主席大多對於結論已有腹案。會議相關資料應提前提供給與會人員，切勿讓與會人員到開會時才第一次看到資料。重要會議可開會前會，會後會。 成功會議之重點：明確會議目標明確會議想要達到的目的並寫下來避免大雜會：不宜列入不相干之議題一起討論會議名稱應讓人一目了然，知道會議的目的，不要含混不清擬妥會議議程議程應事前擬妥，會議通知應說明議程。重要討論項目可說明討論重點議程最好能註明所需時間謹慎挑選與會人員直接相關的人員須與會間接相關的人員可列席毫不相關的人避免出席避免漏掉重要人士，通常不知道哪些人該來，就大家都來好了主管與部屬都來，浪費人力，但可減少訊息傳遞內容與時間之落差。掌握開會時間準時開始，會議前五分鐘提醒大家。主席可提前三分鐘到場。控制各議程時間會議室應放置時鐘，放在主席容易看到的位置。控制開會流程盡量避免岔題作成結論議題討論完後，主席應作成結論，並複頌一次會議結束後，可由會議紀錄複頌會議結論請大家確認後續行動確認需要後須追蹤之事項，亦可由會議紀錄複頌請大家確認。不是每一個成功的會議都要做出決定這應該列為重要規則之一。做成決策看起來好像可以平息會議中的紛爭，甚至還可以舒緩對任務的不確定性所產生的緊張，卻可能產生了自以為任務有進展的假象。團體在不確定的情勢中硬是做出決策，是其中最嚴重的假象。大家會以為：終於有結論了！成員鬆了一口氣，從此也不再煩惱這個議題了，但是問題不會自己解決。要避免這種假象並不容易，因為必須先有勇氣面對一個沒有達成決定的會議。每次會議結束前的五分鐘，應該拿來作為此次會議的檢討時間。 可請會議紀錄說明會議之決議與追蹤事項。主席應明確宣告會議結束。開會前可先報告者取得報告內容追蹤事項應會前追蹤結果應紀錄報告事項(重點摘要)指示事項會議決議追蹤事項不需紀錄不需照口白紀錄無關之發言特殊會議才需逐字逐句紀錄會議紀錄應經過主席審核後才分發與會人員。 會議主席之重要性：會議成功之關鍵在於主席的主持能力主持能力除了主持的技巧外，還須對討論主題之了解與經驗。主席有效率，會議才會有效率主席重視會議，成員才會重視事前準備準時出席不隨便延期要有結論事後追蹤 如何主持會議：主席應能引導會議之進行，導引大家朝向共識發展。主席應避免一開始就提出自己之看法。主席應先思考各種討論可能之問題，引發大家討論。應利用白板等工作，將大家之意見記錄下來，引導討論。應能分析各種提案之優劣，並引導至結論。發現岔題應適時截斷能有效導回正題。主席宣布會議開始上次會議追蹤事項檢討，能否結案須由主席裁決。議題討論，主席說明原因以及希望達成之成果，引導討論。盡速引導至結論，須明確說明結論為何。主席明確宣布會議結束。
如何引導討論：對主題做大綱分析，並將討論主題、大綱與希望達到之結論寫在白板上。對提出之意見，詢問原因，並討論可能之正負面影響。對於持反對意見者，請其說明原因與影響，再詢問請對方意見，若有共識即立刻寫在白板上。主席對主題之了解與經驗攸關能否達成有效結論。
可以參考：怎樣開會才有執行力？開會是來溝通的，你真的想反了！

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