如何建立一個工程賬目的 Chart of A/c ?

Chart of Account要視乎management既需要而定，因為係for management去make decision既。至於閣下所指的不同工程用不同的chart of account，衡量一下cost & benefit後應該不會採用，作用不大。

愚以為 (純屬14年會計佬的個人意見):
1)以nature去劃分account即可，e.g. Income分唔同種類公程收入，但不用太仔細，較常用或較大型的用獨立account，其他鎖碎的group入"其他工程收入"即可。

2)用"Job"既function(大部份會計軟件有備，peachtree亦有)去記錄每項工程，使每項工程均可透過job report去review，亦有助厘定同類工程的收費。(refer to job costing既特性)

3)工程單同發票係兩回事，宜分開處理。工程單係該項工程的總綱，而一項工程可分開幾張發票收錢，e.g. 室內裝修工程連造傢俱，工程單由負責的"師傅"去開的，詳列整項工程包括哪些項目，並須不時就客戶需要而更改個別項目。而通常該工程單會分開列明每個項目的收費。
但發票卻少有跟項目開發票的，而是用來收錢的。e.g.上述工程分開4期billing: 同意工程的quote價收30%訂，工程完成一半並準備造傢俱再收40%，完成驗清楚收埋尾期30%(或有時須扣起10%待客戶用滿let say 1個月沒問題才bill佢也常見)。咁Invoice就會分3張: 30% 40% 同30%
而入數時不宜跟發票去recognise income，應先Cr. 去Receipt in Advance，到完成時才Dr. Receipt in Advance Cr. Project Income

4)折舊要睇想要幾仔細，簡單而能反映現況的方法: 直線法，foresee可用年期，估計殘值，由獲得該資產起以(發票值 - 殘值)/可用年期。每年年結時再估該資產的價值，若有理由相信其價值低於其carrying amount(成本-累計折舊)時做impairment。
要好仔細的話: 由出租開始計折舊，出租前評估價值，若有理由相信其價值低於其carrying amount就做impairment，折舊率為(Cost-Accumulated Impairment)/Estimated Future useful life。計到收樓停租時停止計depreciation。再於下一次出租時重複上述動作厘定折舊率。

「如何計算一件工程需要多少時間完工? 一份工程合約的內容最重要注意的是什麼事項才不被欺騙或發生法律上的問題?」

老實講，工程要多少時間全憑經驗去估，估中冇獎，估錯冇罰，好睇閣下為乜purpose去估完工時間。

合約內容: 「有錢靠律師，無錢靠經驗」寫得越簡單就越多爭論點，寫得複雜詳細也有意外的漏網之魚。所以最重要睇幾點:
i)立約的意圖係為方便大家將大家認同的事項寫下，自己先別立心不良;
ii) 所列項目皆認為可行，所有禁止項目皆認為必須;
iii) 違反合約的罰則皆認為合理;
iv) 「盡其在我 簡單是美」越簡單越好，必須的才寫，認為不必的就別寫，寫定有爭論時應採用的調解方式就可以了。

以上純屬Gavin Wong個人意見，若有疑問歡迎隨時再發問/補充/發信。

2012-03-01 09:33:31 補充：
如該公司是涉及屬大型的工程, 且工程種類很多, 會計不只一人, 如有一個詳細的 Chart of A/c, 對於工程的成本分類控制是否容易一目了然, 減少使用其他軟件作輔助?

如要非常仔細, 其實可每項工程以獨立帳目處理, 再於埋數時consolidated, 咁就又清楚又方便了.

2012-03-01 09:33:36 補充：
大路上可直接使用會計軟件, 如 Peachtree. 但對於細小的工程公司, 人手較小, cost & benefit 是不化算的, 你可否舉一個例教我set up 工程成本該部份的賬目?

成本部份每間公司的項目都所涉成本種類不同, 但大致可作以下分類:

Materials
Labour/Wages
Legal and Professional Fee
Sub-Contracting Charges
Tools and Consumables
Transportation

2012-03-01 09:54:23 補充：
折舊:

例: 4月3簽quotation; 4月3收首期發票$30,000; 5月1開始造傢俱; 5月5收中期發票$40,000; 5月31完成; 6月1收尾期發票$30,000; 11月1出租物業; 每年3月埋數

估計傢俱可用5年, 大約有$5,000殘值

簡單方法: 每年3月計一次折舊, 計足5年(若期間冇賣出或丟掉), 每年折舊為($100,000 - $5,000)/5 = $19,000

準確的方法: 11月開始計折舊, 先評估該批傢俱有否減值(如: 有損壞等令其不能提高租金值等因素均應考慮), 折舊為每個月($100,000 - $5,000)/60 = $1,583

2012-03-01 10:31:22 補充：
接上例:

第3年10月租約約滿, 不續租, 其間有柜門損壞等減值因素, 經估計後, 傢俱現值應為$50,000, 殘值預計減至$3,500

應即時做provision for impairment: Carrying Amount (cost $100,000 - accumulated depreciation $37,992) $62,008 - Present Value $50,000 = $12,008

同年12月再出租, 再計折舊: 每月折舊為: ($50,000 - $3,500)/36 = $1,291

2012-03-01 10:36:48 補充：
如果該物業是自己公司建築後經裝修, 過幾個月後才出租, 再計算折舊方面又是否有不同

沒有不同. 折舊目的是為了分攤一筆過的資本性開支化為每年度的支出, 所以準確來說, 該資產有產生收入便該攤分應計的折舊, 而計算方法如上, 也有很多其他不同的方法, 如: 遞減法, 預計未來產生收入分攤法等等

2012-03-01 10:38:59 補充：
我用 Excel 的函數功能, 寫成了一個可以計算眾多固定資產的 Depreciation 的表格, 中途如有 asset 賣出, 也可以顯示出來. 它的特色是如有入錯數據, 會自動拒絕運算, 減少覆核時間, 提醒輸入者自我覆檢, 節省時間. 我在書局尋遍所有 Excel 的書籍, 都找不到一個表格關於有包括中途賣出資產的 Depreciation 的表達形式, 我一直想找專業人士試這個報表設計是否可行,

看似很好用, 但不建議過份依賴電腦數據處理程序, 因始終存有error的可能

2012-03-01 10:41:51 補充：
有鑒於現時有很多公司的會計人手不足, 以工廠為例, 如果要計算過百件的 Assets, 都十分頭痛, 利用Excel 的函數功能自行設計有提醒輸入錯誤的功能, 是可省去不少的時間呢!

用簡單的方折舊計算方式就能免去大量花費資源= =" 好過花時間去整個spreadsheet, 仲要checking.............

Account ### does not foot in General Ledger because of an imbalance in the chart of accounts. In order to correct the error, you must run the Integrity Check test called Chart of Accounts/Journal to synchronize your account balances with the General Ledger.