幫老闆約開會/ 安排會議

[匿名]

2010-10-10 10:56 am

我是新手秘書仔，望有經驗者多多指教~

總公司大老闆 (平日不會在公司) 想約正跟進我們公司某project的設計師和工程師(他們分別來自兩間公司) 與及我直屬上司於下星期開會(地點會在設計師的公司)。

日期早已定了，但時間則未約實。

1) 首先要了解哪個人的schedule呢? (是大老闆/ 上司還是別家公司的人?)
2) 是否應確定所有人於指定日期的｢空閒時間｣，再給大老闆選擇時間?
3) 想知一般安排會議的過程/ 程序...

由於要牽涉多方，事情也不是由我一手跟進，所以在安排的程序上有點混亂，望有人能指點一下! 感激感激!

回答 (1)

十二月

2010-10-10 11:27 am

✔ 最佳答案

- check 咗開會地點嘅資料: 空檔,泊車間,茶水,文具,名牌,洗手間,設施,大小,午膳,等等
- 先同總公司大老闆秘書聯絡,佢邊曰同時間最方便，再睇妳上司嘅available time slots. (老總喜歡飲セ嘢 )
- 有齊兩位上司available time slots,前約定嗰邊現場講開會安排及工作誰負責。
- 儘快攞齊開會要講嘅嘢同埋跟project designer 及engineer傾吓先出個proposed Agenda 俾妳上司睇，佢同意後再同老總秘書睇吓有冇嘢加添或意見。
- 老總嗰邊有嘢改就改(要俾妳上司知),o.k.咗都通知聲所有parties先正式出proposed agenda.
- 開會日早一日去會場碓定一切安排。最好上午,因為如果要補救都多啲時間。
-不要一個人做嘢,但要有個check-list誰人負責什麽及手機号碼。

希望以上有些用。
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