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愈會放鬆,注意力愈能集中 蕭志強
要怎樣才能集中注意力,全心在工作上衝刺?其實愈會放鬆,注意力愈能集中;愈懂得不「用腦過多」、「腦筋疲勞」的人,愈能有效率地把事情做好。只要學會工作時間分配法,就能隨時保持大腦的活性度,讓你在不同的工作時間,都能發揮最大戰力。
幾年前 腦內革命 這本書風靡一時,成為上班族提升工作效率的必備參考書籍。作者村山茂雄提到,愈是傑出的運動選手,平常愈會休閒、放鬆。
最好的例子就是日本職棒明星鈴木一朗。一朗以擊球時超強的爆發力聞名。然而,他在打擊區的準備動作,卻給人有氣無力的感覺。他的球棒總是無力地往後倒垂,好像無力握住棒子。但也因為擊球前完全放鬆,反而讓他揮棒時更能發揮驚人爆發力。
同樣的道理,工作時應當全神灌注,但不可工作之外還是緊張兮兮。唯有能在職場之外保持心情輕鬆的人,上班時才能集中精神,發揮最大力量。
.每天給自己一小時,做最喜歡做的事
許多認真的上班族與企業經營者,為了拼業績,「沒日沒夜」地工作。但這是錯誤作法,即使再忙碌,你也必須每天留給自己1小時,做最喜歡做的事。
唯有享受這1個小時,工作時才能集中精神、發揮能量。
世界最大運動經紀公司MG(老虎伍茲、麥可喬登都是旗下簽約球員)創辦人麥克‧馬可邁克就是最好例子。雖然工作繁忙,每天一定撥出時間,打自己最喜歡的網球。他說:「我每天行程排得非常細,但其中一定有1個小時是『網球時間』。打網球的快樂與舒服,讓我有精力面對龐大甚至瑣碎的工作。」
所以,擬定一天該做的事情,不妨先把自己最喜歡的放上去。先給自己放鬆1小時,才能擁有精力充沛、能量十足的一天。
.假日充分休息,上班才能全力發揮
日本管理學大師兒玉光雄,曾接受朋友諮詢。這位朋友剛成為職業高爾夫選手。為了爭取表現,他每週7天都進球場,平均每天至少打滿2,000個球。
但儘管辛苦努力,花比別人更多的時間練習,這位朋友的球技遲遲沒有進步,為此憂慮不已。
於是他找上兒玉光雄,兒玉了解狀況之後給的建議非常簡單,那就是,這位朋友必須每週休息1天,完全不揮桿。
對方照著做,禮拜一丟掉球具,重拾以前非常喜歡的釣竿,不久球技就意外地突飛猛進,排名直往前竄。
可見,昏天暗地拼命工作,雖然辛苦付出,卻不一定能獲得同比例的成果。就像兒玉光雄的朋友,打到筋骨酸痛,排名仍拉不上來。
總之,想攀登工作的「高山」,一定得先經過休息的「谷底」。而且,谷底拉得愈深,高山才會變得更高。
.將每天的工作時間,分割成五個區段
根據心理學研究,一個人能持續集中注意力的時間,不超過90分鐘。因此,絕大多數的學校課程,每堂都少於90分鐘。
根據這項原則,上班族不妨將工作時間,切割成五個區段。比如,早上9點上班、傍晚5點半下班的人,扣掉中間休息1小時,實際工作時間大約7.5個小時,也就是450分鐘。將它除以5,就是90分鐘。
你可以把早上的上班時間分為2個區段,下午則是3個。然後,每個區段之間,都給自己10~15分鐘的休息時間。
每個區段之間都要休息,這點非常重要。工作時腦筋的靈活度,早上第一、第二區段,效率最好。所以,必須動腦、想點子的工作,不妨排在早上。反之,單純事務性的工作,就放在下午處理。
下午3個區段之中,第二、第三區段交界處,腦袋會稍微恢復活潑,此時可用來解決早上殘留的工作。
上班族如果能參考這個圖表,將不同性質、不同重要性的工作放在適當的時間處理,一定會更有效率,並且避免出錯。
.重要的工作,放在星期一與星期二完成
就一星期5天的工作時間來看,基本上從星期一到星期五,腦筋的疲勞程度會逐步遞增。所以,較重要的工作最好排在一週前半,利用腦筋清楚、有幹勁的時候,解決難搞、重點的業務。排定工作時程,這點值得注意。
.將「大目標」分解成幾個「小目標」
目前擁有3萬名員工、全球電子業龍頭老大的英特爾,30年前成立時,只是個只有12名員工的小公司。但創辦人安迪葛洛夫從來不好高騖遠,也不喜歡擬定漂亮但做不到的大目標。即使有比較長遠、大型的工作目標,葛洛夫也會盡量把它分成好幾個小工作目標,然後一一加以突破。
把工作目標「變小」,並不是看輕員工的能力,而是這樣做更有把握,讓員工每次都享受到達成目標的成就感。
把工作目標「大事化小」,還有一個技巧。那就是盡量變成「每天都有新工作目標」。這樣做不只鼓舞員工士氣,對於提高員工的精神集中力,也有非常大幫助。
打個比方,就像馬拉松比賽一聽到「42公里」,較沒經驗的選手會當場腳軟。但如果開跑之後,不要想「42公里」的問題,而是把努力的目標變成「眼前的1公里」,就可降低心理負擔,跑得輕鬆愉快。
所以,想集中精神、把事情做好,先把大目標分割成幾個小目標吧!