工資及僱傭紀錄
所有僱主無論何時均須存放每一位僱員在過去12 個月內的工資及僱傭紀錄。
紀錄內應列出 :
1. 僱員的姓名及身份證號碼;
2. 僱員開始受僱的日期;
3. 僱員的職位;
4. 僱員每個工資期所得的工資;
5. 工資期;
6. 僱員可享有及已放取的有薪年假、病假、産假和假日,以及已支付給僱員有關款項的細則;
7. 年終酬金的款額及酬金期 (如適用);
8. 終止合約所需的通知期;
9. 終止僱傭日期(如適用)。
工資紀錄必須存放在僱主的營業地點或僱員的受僱地點,並須在僱員離職後 6 個月內繼續保存這些紀錄。
違例與罰則
僱主未有保存工資及僱傭紀錄,可被檢控,一經定罪,最高可被罰款1 萬元。
勞工處職員可檢查上述紀錄,查問有關人士及檢取任何與《僱傭條例》所訂罪行有關的證據。任何人士不遵行有關的規定,可被檢控,一經定罪,最高可被罰款10 萬元及監禁1 年。
~~節錄自《僱傭條例》簡明指南第二章
http://www.labour.gov.hk/tc/public/pdf/wcp/ConciseGuide/02.pdf
法例規定最少保存6個月,而沒有限制最多只能保存多久!一般有規模的公司人事檔案都會由電腦資料庫儲存,極大機會一經存檔就不會刪除。