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(一)、何謂資訊科技
Leavitt and Whisler (1958)是最早探討資訊科技對管理的影響,他們將資訊科技定義為一種可以快速處理資訊的技術,其包含運算快速的電腦、輔助制訂決策的數學式、統計、作 業研究等學科,並依知識所建立的系統及依據這些技術所撰寫而成的應用程式,他們預測資訊科技將會對未來的管理工作造成重大的影響。
Olson(1982)研究中指出,使用資訊科技對管理及作業生產力有顯著的影響力,對不同性質的工作也會產生不同的影響(如微電腦、辦公室自動化、決策 支援系統、電子會議等等),他認為受到資訊科技的影響,文書工作者的生產力會增加,可以處理更多資料,而工作也可能會變得更具重複及例行性;也有可能使文 書工作者的階級提高至行政管理階級。專業工作者除了生產力會增加外,而且工作方式會變的更有彈性,可以克服地點限制,在辦公室以外的地方處理工作;管理工 作者接受資訊的數量和頻率都明顯增加,於是處理資訊的能力會增強,能夠處理更多的資訊及決策工作。
Boynton and Zmud(1987)則將資訊科技定義為支援各形式資訊處理的硬體、軟體、以及人員,大幅使用資訊科技可以降低資訊使用成本。
資訊科技所扮演的角色
以宏觀角度而言,企業整體營運訊息與知識都是企業知識管理系統範疇。資訊技術是達成電子化知識管理使命及目的工具,在應用這些工具時,我們需注意到資訊技 術應對之知識管理目的。縱向來看,可以將資訊科技在電子化知識管理系統所擔當功能角色劃分為四個層次:(1)日常資料處理,(2)資訊處理,(3)知識分 享,(4)知識資產創造。茲分別簡述如下:
1.日常資料管理
日常資料處理是企業電子化基礎應用。在這個層次,焦點在如何利用資訊科技精確快速解決企業日常作業問題,常見資訊技術如譬如:傳統分散式生產數量監控、人 事薪資計算、財務、會計等MIS 系統。此層次資訊技術旨在提高效率與正確度,從業人員必須完全了解上述各項作業,並與優秀資訊技術人員配合,系統才能發揮良好功能。
2.資訊處理
這個層次焦點在如何利用資訊科技分析歸納整體資料關聯,產生資訊及各項資訊存取與編寫,常見的資訊技術如:企業日常作業資訊處理、個人工作資訊、工作群組 資訊、全企業資訊、企業對外行銷與溝通等整合性之企業資源系統(ERP)。在這個層次,資訊技術目的不只在提升效率,更強調企業資源統籌運用,提昇獲利 率。
3.知識分享
這個層次焦點在如何運用資訊科技分析歸納資訊變成有用知識,另一方面,如何把知識轉成為可用電腦處理傳遞之資訊,以達知識發掘(knowledge discovery)、顧客關係管理、供需鏈管理、商業知慧系統。在這個層次,資訊科技旨在協助快速決策、良好管理顧客關係、放大企業間關係價值、放大企 業間關係價值、強化企業競爭優勢。
4.知識資產創造
這個層次焦注在如何把知識化為工作行動,改善工作流程,並引發靈感創造新點子及新知,擴大知識資產,常見資訊技術譬如:企業入口網站 (enterprise portal)、全方位電子解決方案等,它可帶來知識商品化、知識資產擴大化、促進研究發展,引發技術革新創造長期競爭優勢。
資料通常是資訊理論中最基本的實體。Machlup. F及Mansfield. U 將資料定義為:給予分析者、調查者、解決問題者的物件;它們可能是數字、文字、句子、紀錄、假設等,而不管它們是何種形式或起源(註1)。Tesky, F. N.將資料視為是直接觀察事件的結果(註2)。Meadow, C. T 則將資料定義為一連串基本的符號,例如數字、文字等(註3)。王崇德則定義資料為適合人工或自動通訊、譯碼或處理的正規方式,由事實、概念或指令的符號所 做的表述(註4)。
由以上定義可知,資料是具有代表性的符號。以下面的數字為例:
0326 0584 0167 0243 0325 0941
這些數字對大部分的讀者而言是沒有任何意義的,但他們仍然能從這四位數字來辨認,以首位數字而言,通常以0為先,而第五位數都小於8。假如將這些數字 代表著股票價值,我們仍然不知道這些順序能代表什麼意義。只有懂得這些數字意義及股市情況的人,才能將這些符號轉換為對於股市如何運作的認知。
因此,將資料的特性歸納為以下三點(註5):
一、資料由單純的符號所記錄下來的事件,因此常常是可靠的事實。
二、資料之間是沒有相關性,在資料群落中並沒有概念和意義上的層面結構。
三、資料沒有明確的特定使用者和使用目的。
由上述可知,資料本身是由一群文字、數字等符號所組成的。也就是「資訊」的原始素材。雖然這些項目只是一個符號,但已具備傳達「資訊」的功能。