應該使用什麼軟件

在Excel內可用 vlookup 同 lookup 都能做到同樣效果, 但個人覺得vlookup設定較難, 所以比較喜歡用lookup, 但要留意用lookup時, 它只可以用第一行並以A-Z或1-9等類似的數字或字母順序來搜尋資料, 並傳回指定欄相同行的資料, 所以在更新或加插資料後, 要把資料表排序一下.
vlookup就無此限制, 可自行設定選擇任何一欄資料作參照都可.
若要下載軟件, 可嘗試到Download.com, 搜尋Accounting或者Inventory, 就會有很多功能不差的免費軟件供選擇了.
曾試用過功能不錯的有:
inFlow Inventory Software Free Edition 1.2.3
Free Express Accounting 2

其實你可以利用函數call返相關資料, eg. vlookup, index+match etc. 好處係發票格式同內容較有彈性, 另外又唔需要額外花錢. 但可能會較花時間同埋唔會有一個較完整既紀錄.

如果普通開單, 你可以試試一般會計軟件, MYOB可以免費下載試用版, 算係一個唔錯既選擇

你可以用巨集指令，買本excel參考書，觀看高級應用，就能找到marco/巨集指令之介紹。