我想做秘書/////幚忙

秘書工作

引論

秘書工作範圍廣泛﹐包括打字員﹑速記打字員﹑錄音打字員﹑電訊機操作員﹑私人秘書和行政秘書等。

這些職位﹐遍佈於商業﹑工業﹑服務性行業及政府部門。

工作簡述

打字員

一般來說﹐打字員的工作是將手稿或文件用打字機打出。她可能要從草稿中節錄資料﹐在打帳單﹑發票

或統計表時﹐更需將多組數字整齊及準確地排列出來。有時﹐打字員更要兼任文員工作﹐如複印文件﹑

開存檔案及編排資料等。

速記員

速記員或速記打字員的職責是速記默錄資料﹐再打成文件。由於沒有草稿作參考﹐她要將文句組成適當

的段落﹐覆核所拼字母是否正確﹐並加上適當的標點符號﹐令原文讀來倍感暢順。速記員的工作比普通

打字員較為繁重。

錄音打字員

錄音打字員聆聽錄音帶所記錄的資料﹐直接打成信件或文件。透過錄音 帶﹑蓄音器和耳機等輔助儀器﹐

她將口述內容用打字機打出。故此﹐她必須打字快速﹑準確﹐並且有良好英文程度。

電訊機操作員

不少大機構均備有電訊機﹐以便和其他辦事處聯絡。電訊機操作員都是由受過訓練的資深打字員擔任﹐

負責發送和接收訊息。

私人秘書

私人秘書是上司的私人助理。她的職責包括打字﹑速記及撰寫會議紀錄﹐必須有較高的工作效率和質素

。除此之外﹐她更要為上司安排約會時間﹐給予訪客所需資料﹐答覆電話諮詢﹐將信件分類﹑整理和存

入檔案。資深的秘書更可獲授權回覆普通的信件﹐而無須上司親自處理。在規模較少的公司﹐私人秘書

或會兼任接待員。

高級╱行政秘書

一位具備相當經驗﹐對僱主的工作有深切認識而又能幹的私人秘書﹐可晉升到更高的職位﹐擔當更重要

的職務﹐和獲得更高待遇。她可能須負責行政及管理工作﹐如督導初級秘書和辦公室工作人員﹐協助上

司籌辦商業活動﹐如會議及展覽等。這類職位在政府中稱為私人助理﹐在私人機構中則一般稱為高級╱

行政秘書。在商業機構﹐行政秘書往往是晉升為管理階層﹑行政人員或辦公室經理的踏腳石或途徑。

資料轉載自: http://hts.hkcampus.net/~hts-ckk1/jobcp29.htm

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