如何令細公司變得系統化?

首先你要建立一些有系統的Payment system，例如；將不同的付款或支出分類，一本賬目為Petty Cash，一本賬目為支票付款（或應每間銀行開一本賬目），在每張付款的expense都有張Cover sheet（會計學名叫Voucher）寫明付款項目及收報人的名稱並有收款人的簽名，為確保每一張Petty Cash or Expenese voucher不會重覆，要在每一張Voucher編上號碼，例如：1998年10月的第3張＝P199810003或以銀行分類：如匯豐銀行戶口：HSBC199810003 or HSBCA19810003(A1代表Saving a/c or Current a/c）。

不過，最好就是叫員工Claim錢時自己填那張Voucher及最好要獲得經理級批核簽名後才比錢佢哋，當每個員工收了錢及簽了名在那張Voucher後，可在Voucher上蓋個有顏色的Paid印及寫上付款日期，以後一見Paid印及有人簽名就唔會再比，那麼，當你收到Form後可預算要比幾多錢出去及管理得好啲，最後每個月或再重新要注入Petty Cash時，在Excel內整理一份Summary，將所有資料打入報表內作分析及整理，Summary Sheet的內容都大約係：Voucher號碼，付款日期，付款項目及內容，付款金額！

另外，要建立一個Filing System，將唔同部門的書信分類在不同的Box File內，我想這個很簡單及每個人都懂吧！

我想你緊係未讀過會計，因為一套Accounting System要用電腦及編排很多Accounting Code才能有系統，但我想你的公司可以只須要用Excel整理資料已足夠，賬薄及零錢支出表可在大型的書局有售或可用電腦自己設計後影印用！

中小企電腦化第一步通常都會用會計軟件, 因為會計軟件不單企做會計, 仲可以電化大部份的商業流程如出納, 客戶供應商的聯絡資料管理, 採購及銷售等... 盤數會一清二楚解決了很多查來查去的煩惱

文件方面,可 以用 Microsoft 的 Small Business Server, 入面有個好勁的網上文件及專案系統 sharepoint, 可以做好文檔管理, 又易用, 又可以 remote 及 set 權限, 仲可以 一齊修訂同一份文件不用 consolidate 及 e 來 e 去 (當然可以 track 邊個改過及 舊 version)

建議你睇下一個 中小企 網有好多電腦化資料

你應該有本大簿，有編號，另外又要有每個人嘅分類賬，對番啲編號嘅，每次claim錢都要佢喺本大簿度簽名。然後定時copy個副本收藏。如果你得閒去學吓access, 就可在電腦上做數，更加方便。