Excel 做 account

得6項嘢, 即係唔係 Limited Company, 咁就易搞好多:

將你以上所講 6 樣嘢, 每樣都在同一個 workbook (an Excel file)裏開一張sheet, 每張Sheet, 安排如下:

1) 每月購貨支出: (第一張 Sheet)

a) 打 Heading (如: 5月購貨支出等)
b) 開第一個Column為日子, 此處為打入購貨日子的地方
c) 開第二個Column為描述欄, 此處為打入該次購貨的資料, 如單據編號, 公司...等等
d) 開第三個Column為金額, 此處為打入該次購貨的金額

亦即是說, 你那個月購了多次貨, 或多少張單, 你這張Sheet就有多少行, 到了月尾你便加多一行將咁多行的金額用SUM Function 加晒佢, 就係該月的購貨支出, 如果你公司係有 Purchase Return 的話, 你可以照以上方法入數, 但係金額欄用負數, 咁樣就唔會有錯啦.

2. 每月雜項支出 (第二張sheet)

跟以上 1. 每月購貨支出相同, 不再重復.

3. 每月收入 (第三張sheet)

跟以上 1. 每月購貨支出相同, 不再重復, 同樣地, 如果有 Sales Return 用負數表示, 條總數就唔會錯.

4. bank balance (第四張sheet)

a) 打 Heading (如: 5月Bank A/C)
b) 開第一個Column為日子, 此處為打入Credit 或 Debit 日子的地方
c) 開第二個Column為描述欄, 此處為打入該次Credit 或 Debi t的資料, 如資票號碼, 公司, ..bal b/d 等等
d) 開第三個Column為種類欄, 如是次是利息收入, 可打 INT, 如是次是自動轉賬付款, 可打Autopay,....等等, 這些種類名可以自己作, 目的是使盤數好容易跟.
d) 開第四個Column為Debit欄, 此處為打入該次Debit的金額
e) 開第五個Column為Credit欄, 此處為打入該次Credit的金額
f) 到月尾用SUM Function 加晒佢, 得到每月總Credit 與總Debit.
g) 加多行 Bal c/d, 搞掂.

5) cash balance (第五張 sheet)

與 bank balance 相同, 種類欄可以唔要.

6) Trading and Profit and Loss A/C (第六張sheet)

用Excel formula 抽取以上五張sheet 的總數來制Trading and Profit & Loss A/C

7) Balance Sheet (第七張sheet if necessary)

同 6)

如此, 你一個月開一個file( 即: 一個workbook), 到年尾你有十二個workbooks, 本來可以再開一個新的workbook, 然後用Excel formula 來抽取以上十二個workbooks的資料來制作整年的Financial Statement. 但係我勸你唔好咁做, 因為在Excel 裏以Formula從一個file 抽資料去另一個file 係好容易寫死file 的, 所以年尾個Report, 你要自己按計算機, 跟住用Excel 打得靚靚咁.

以上的電腦技巧, 如果唔熟識, 可以借或買本專教人用Excel的入門書睇, 七十頁書之內可以學晒.

未試過真係幾驚架, 我都明白的, 祝順利完成任務.