Excel Mail Merge Function

下面節錄自excel 說明, 跟著一步一步去做就自然會成功了:
使用 Microsoft Excel 資料作為 Word 中的郵件清單
以下的程序可以將清單與 Word 文件合併起來，製作出套印信件、郵件標籤以及其他的合併文件。在進行這個程序之前，必須先建立清單，而這份清單上必須含有欄標題，並且不可以有空白列。有關建立清單的資訊，請按一下 。

將您想要和 Word 文件合併的清單所在的活頁簿存檔，然後將它關閉。

切換到 Microsoft Word。

開啟含有套印信件標準文字的 Word 主文件，或其它要和此清單合併的文件。
如果您想建立一份新的文件，或要列印郵件標籤和信封，請按一下 [開新檔案]，開啟一份新的空白文件。
在 Word 中的 [工具] 功能表上，按一下 [合併列印]。

按一下 [建立]，然後選取文件的類型。

按一下 [取得資料]，然後再按一下 [開啟資料來源]。

在 [開啟資料來源] 對話方塊中，開啟含有 Microsoft Excel 活頁簿的資料夾。

在 [檔案類型] 方塊中，按一下 MS Excel 活頁簿。

按兩下含有您的資料的工作簿。

在 Microsoft Excel 對話方塊中，選取您想使用資料的名稱範圍，或輸入儲存格參照，然後按一下 [確定]。

當 Word 顯示訊息時，按一下 [編輯主文件] 或 [設定主文件]。

如果您要製作套印信件，請使用 [合併列印] 工具列上的 [插入合併欄位] 清單，將合併欄位插入標準文字中。完成之後，請按一下 [合併列印] 工具列上的 [合併列印] 。
如果您要列印地址標籤或信封，請先選取印表機和地址標籤或信封的大小。然後在 [製作標籤] 或 [收件地址] 對話方塊中插入合併欄位。
在 [合併列印] 對話方塊中，按一下 [合併]，然後選取您想要的選項。
祕訣

有關在 Word 中製作合併文件的資訊，請使用 Word 中的 Office 小幫手或說明索引以尋找合併列印。

如果您希望在 Word 中選取清單之前，只顯示您想合併的資料列，可以在 Microsoft Excel 中先篩選清單。當您選取已篩選的清單作為 Word 中的資料來源時，請選取 [Microsoft Excel] 對話方塊中的 [_FilterDatabase]。有關篩選清單的資訊，請按一下 。