請問何謂『追蹤修訂』?

(一) 什麼是「追蹤修訂」(tracked changes/TC)

「追蹤修訂」是MS Word的一項功能，使用者可利用此項功能追蹤一份文件被修改/更動過的部份。


(二) 如何使用追蹤修訂功能？

欲使用追蹤修訂功能，請根據下列4步驟執行：
1.開啟您欲檢視之檔案
2.點選「工具」選項，再點選工具選項中的「追蹤修訂」
3.在文件上執行必要的修改的動作(您欲對文件做的修改)─插入、刪除、移除段落或圖表，您甚至可以對格式做修改。
4.您也可以按Ctrl+Shift+E來開啟追蹤修訂功能。


(三) 如何知道文件內容有所更動？

Word檔會以下列方式標示出變更過的地方：
「插入」的部份會以一特定顏色標出，並劃有底線。
「刪除」的部份會以一特定顏色打在刪除的內容上打一橫線標出。
除此之外，一垂直線(更動標示)會自動在左邊空白部份插入，標示出有內容或格式變更的段落。


(四) 如何檢視追蹤修訂？
在追蹤修訂的工具列中，您可以找到一攔捲軸欄，有下列選項：
原稿(Original)：以原始、未經修改變更過的文本顯示，您可利用此選項來檢視拒絕所有變更的結果。
原始原稿標記(Original Showing Markup)：以方框的方式標出插入的內容和變更的格式；已刪除的內容仍保留，在內容上打一橫線。
顯示完稿變更(Final Showing Markup)：以方框的方式標出刪除的內容；插入的內容和變更的格式會在內文直接顯示。
完稿(Final)：顯示您接受所有變更後的文本。

(五) 如何接受或拒絕文件中的更動？

•以「顯示完稿變更」(Final Showing Markup) 的方式檢視文件。

•選擇內文段落，並點擊接受變更 以接受更動；點擊拒絕變更/刪除註解 以拒絕已做的更動。

•如欲連續執行接受或拒絕更動的動作，點擊下一個 或上一個 。

•如欲接受特定的一些更動，點選接受變更中的接受文件中的所有變更選項。

•如欲拒絕特定的一些更動，點選拒絕變更/刪除註解中的拒絕文件中的所有變更選項。


(六) 如何刪除醒目提示部份？

一旦你接受了所有的變更，所有的內文將不會再有以顏色標出的部份，而為一般MS Word檔文件，然而以醒目提示標出的部份仍會維持原狀，舉例來說：[Note: See Editor’s Note#.]或[Note: Please check the change.]不會有任何改變，要移除這些標出部份，你必須選擇醒目標示的段落，點擊 ，並選擇「無」色彩，一旦完成這個動作，顏色就會消失，你可以直接刪除[Note: See Editor’s Note#.]。請記得先接受變更再刪除未以醒目標示標出的段落。


比較並合併文件 (Compare merge documents/C&M)

(一) 此項功能的用途為何？

利用執行MS Word的比較並合併文件的功能，我們可以檢視客戶在文件上作了哪些更動，對於我們做品質檢查時相當有用。


(二) 哪種類型的文件適用合併比較功能？

此項功能只適用於MS Word，於其他類型的檔案無法執行此功能。


(三) 如何比較並合併文件？

一次只能比較兩份文件，請根據下列步驟執行來合併比較文件：


•將兩份文件儲存於桌面。(如檔案名：Editage_ver和Client_ver)

•開啟Editage_ver.doc，你可以看到所有的追蹤修訂，請接受所有的變更。

•開啟Client_ver檢視是否有任何追蹤修訂，如果有，同樣接受所有的變更。

•到「工具」點選「比較並合併文件」將Client_ver併入Editage_ver.doc。

•會有一個對話框跳出，選擇你欲併入的文件(以現在的例子為Client_ver.doc)，然後點選「合併」。

•合併後的文件會自動以新文件的方式開啟，將其儲存為Cmpr_ver.doc。

•在合併後的文件上(C&M doc)主要是檢查「編輯者附註」是否被刪除，如果已刪除，表示追蹤修訂功能運作正常；如果未被刪除，表是有錯誤存在，你必需重新在執行一次上列步驟。