寫meeting minutes究竟用乜tense?

It 's really depends on the event....


If the meeting is finished already, then you will use past tense:

"He reproted that xxxxxxxxx....."

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If the meeting will be tomorrow or after tomorrow, then you need to use future tense:

"He will report about xxxxxxx on the day after tomorrow."

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If the meeting is processing, then you have to use present continuous:

"He is reporting about xxxxxxxxxx now."

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Present tense:

"He has to report about xxxxxxxxxxx."

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Hope you will understand...and this can help you la...^^ Good Luck la..

其實有一點，你千萬要記得，會議記錄是提供給後來的人參考，所以，因這緣故，一般都用過去時式：現引【征服英語】一則，以作參考

貴 欄 月 前 談 到 轉 述 句 （ indirect speech ） ， 說 假 如 轉 述 時 事 情 還 未 成 過 去 ， 則 動 詞 不 一 定 要 用 過 去 式 。 這 法 則 也 適 用 於 會 議 記 錄 嗎 ？ 例 如 Mr David Lee will not be able to attend the conference （ 李 大 衞 先 生 將 不 能 出 席 會 議 ） 、 Mr David Lee reported that he still awaits the travel agent's reply （ 李 大 衞 先 生 報 告 說 ， 他 還 在 等 候 旅 行 社 的 答 覆 ） 等 。 我 在 會 議 記 錄 中 讀 過 這 樣 的 句 子 。
正 式 的 會 議 紀 錄 ， 宜 把 原 句 的 現 在 式 動 詞 一 律 改 為 過 去 式 ， 這 一 點 拙 欄 其 實 早 已 談 過 。 會 議 紀 錄 是 供 日 後 參 考 的 。 你 草 寫 紀 錄 時 ， 李 大 衞 可 能 還 在 等 候 答 覆 ， 會 議 也 可 能 還 未 舉 行 ， 但 一 個 月 、 一 年 、 十 年 等 之 後 ， 那 會 議 、 那 等 候 應 該 都 已 成 過 去 ， 所 以 ， 都 應 用 過 去 式 動 詞
圖片參考：http://education.atnext.com/new_hkfont/16px/black/FB78.gif
述 。 讀 者 說 的 第 一 句 ， will not 宜 改 為 would not 。 第 二 句 still awaits 文 法 上 須 改 為 is still awaiting ， 用 現 在 進 行 式 表 示 「 目 前 還 在 等 待 」 ； 寫 會 議 紀 錄 ， 則 宜 用 過 去 進 行 式 was still awaiting 。

( 本 欄 轉 載 自 《 蘋 果 日 報 》 的 「 征 服 英 語 」 專 欄 ， 作 者 為 古 德 明 先 生 )


10-11-2006

樓上唔o岩呀~

因為係minutes, 即係會議記錄, 咁即係記錄一d已經發生了的事啦, 所以要用past tense ( he reported 既 report 要加 -ed)
唔係話 depends on the event 架
你寫minutes既時候, 一定要用past tense 去開始句句子, 例如:
The meeting was held on the 1st of July.
Five committee members attended the meeting.
不過, he reported 之後有時會用其他 tense 就係真既
好簡單, 如果有人o係個meeting度提議一d野, 咁樣野都未發生,未實行, 所以就要用future tense (will)喇...例如:
John 提議我們可以/應該舉辦一個週年晚會
John suggested that we shall organize an annual dinner.
(注意, suggest 都係有 -ed)
Peter 保證他會在七月尾完成大堂的裝飾
Peter promised that he will finish decoration of the lobby by the end of July.
minutes 其實係一種indirect speech, 用 past tense 寫先至正宗:
In the English language, minutes of meeting are usually written in indirect speech in the past tense as opposed to direct speech in verbatim records.
有個website教你點寫minutes, 都係話用past tense 架http://www.iec.ch/tiss/survkit/secretary/meeting/minutes.htm
我以前中學做secretary, 寫minutes 都係用past tense架
就係咁~