怎樣寫好既求職信?

理工大學語言自學中心 ( CILL ) 講師Susan Fitzgerald表示，求職者在撰寫求職信時最容易犯的錯誤，就是他們沒有細心閱讀招聘廣告的內容，如招聘職位的工作性質、入職要求、所需學歷及工作經驗等。在粗心大意的情況下，一般人寫出來的求職信往往未能對症下藥，沒有充分表現出自己的專長，試問僱主看到這封求職信後，又怎會對申請者的辦事能力有信心？更遑論會給予面試機會了。Susan指出，「在撰寫求職信之前，求職者必須了解招聘廣告中對求職者的要求，針對申請職位的入職條件，扼要簡明地說出自己的『強項』、有甚麼資歷符合該職位等，讓僱主大概了解你的資歷是否符合水準。」

切忌「 一信走天涯 」

另一個撰寫求職信最常見的毛病，就是「一信走天涯」。大部分求職者無論申請甚麼職位，很多時候都會以一式一樣的求職信範本去求職，每次只是改一改公司名稱、抬頭及日期等，便立即投寄無誤，但其實這是大錯特錯的。Susan說，很多人寫的求職信都是千篇一律，有部分更明顯看得出是左抄右砌求職信範例。「若果求職者只用一封範例式的求職信去申請職位，固然未能針對招聘廣告的要求；另一方面，也難以在眾多求職者中突出自己。故此，要撰寫一封合規格的求職信，就務必要因應不同的招聘職位，把求職信的內容略作加減潤飾，以切合所申請職位的要求。」

段落清晰 條理分明

公司刊登招聘員工廣告，一日內可能收到過百，甚至成千封求職信。要在芸芸申請者中勝人一疇，就要先了解求職信的基本結構與格式。一封結構有條不紊、段落清晰的求職信，足可顯示出申請者條理分明，首先讓僱主留下良好的印象。Susan說求職信的結構主要分為四個段落：

‧第一段：說明有意應徵職位
‧第二段：簡述申請人的學歷、工作經驗。
‧第三段：說明為何對職位有興趣、有甚麼資歷合乎入職要求，並簡單說明對招聘公司的業務有一定的了解。
‧尾段：以期望公司早日回覆作結

Susan強調，一封好的求職信，每一段都要有重心，清楚地說明一個主題，長話短說，無須將所有資料詳細列明。內容過於冗長複雜，反而令僱主找不到求職信的重心。求職者亦適宜上網查看一下招聘職位的公司的相關新聞及業務訊息，使自己對該公司的背景有點概念，並在信中簡單說明對該公司有一定的認識，藉此獲取僱主的印象分。「求職信最好盡量在一頁之內，兩頁為限，過長只會令信件失去重心。讓看者感到條理清晰，一目了然才是要訣。」

用語誠懇 語法不容錯

有了嚴密的格式後，便要說信件的靈魂 —— 內容。求職信的語調必須誠懇有禮，用字方面也要特別留意，不能輕浮，求職信的目的是請求招聘者給予工作機會，故此與平日的往來書信的語調有所分別。若然在求職信中多用主動式 ( Active Voice ) 語句，亦可增加說服力及表現出求職者的信心。Susan謂，求職信的英文語法也極為重要，若求職者不能肯定自己所寫的求職信有沒有語法錯誤時，最好將信件給學校內的導師校對一次，以免有錯別字或語法出錯。Susan更指出，部分求職者雖然撰寫了一封結構嚴謹的求職信，但最後卻將文件印在有卡通圖案或花紋的信紙上，無疑令僱主對求職者的印象大打折扣。

履歷表宜一切從簡

寫好一封無懈可擊的求職信後，就要完成另一個同樣重要的求職信附件 —— 履歷表。「撰寫履歷表的要訣是簡潔清楚，內容要以點列形式 ( Point Form ) 闡述，簡單直接地向僱主介紹個人學歷、工作經驗、專長和技能等。每一點要一句起，兩句止，以讓僱主一看即明為佳，並盡量將內容限制在兩頁之內。」Susan說履歷表必須一切從簡，不要將個人的資料巨細無遺、一字不漏地詳列於履歷表內，避免過於冗長複雜。「求職者只須在履歷表上以點列形式，簡單幾句概括出最近期的學歷、工作史及工作性質等，讓僱主概括了解過去的資歷已經足夠。」

在學歷一欄上，可以寫上曾在某年參加會考，但並不須要將所有會考科目及成績列出，因為如果申請人的會考成績並非優異，將分數較差的成績也一併列出，只會自暴其短。Susan說：「學歷一欄的編排應由近到遠，僱主只會在意你目前的資歷，不須將所有學歷，由幼稚園、小學到中學一一列出，只要列出最近、最重要的學歷。若然是大學畢業生的話，只須列明畢業於哪所大學、攻讀某某學系已經足夠。」

列明工作經驗及性質

剛剛畢業的大學生在撰寫工作經驗一欄時，往往會無從入手，因為他們根本沒有甚麼工作經驗，有的也只會是寥寥可數的兼職和暑期工。「畢業生應該盡量寫出他們的工作經驗，列出曾經擔任過的職位、任職公司，並簡單說明工作性質；又或者列出自己曾參與過的義務工作，這也可以給僱主對申請人有一個概括的印象。」列出了學歷及工作經驗後，餘下要撰寫的內容則較為輕鬆。申請人可簡述在校內參與過的課外活動、曾經擔任的學會職務及獲得的獎項等，證明申請者在課堂以外，也有抽時間參與其他活動。

實話實說 避免誇大能力

「部分求職者在撰寫語言能力及個人長處時，往往會誇大其詞，說到天花龍鳳，無懈可擊。但到了真正面試時，當考官要他們詳述在履歷表上所說過的流利多國語言、所懂得的多種電腦軟件技能時，卻是啞口無言，考官對面試者的印象自然大打折扣。」Susan說求職者必須坦白、誠實地撰寫履歷表，如果只懂吹牛而無真正實力的話，一經面試便原形畢露。

如果招聘廣告中要求申請者列出預期薪金時，可將這項放在履歷表最尾。「列出預期薪金時盡量寫一個約數，例如8,000至12,000元，不要只寫一個實數，這樣可令自己有更大空間與僱主商議薪酬。」至於諮詢人一欄，Susan建議畢業生可以填寫學科系主任或兼職期間的僱主，但她強調，在填寫諮詢人前必須要先問當事人是否願意，Susan謂大部分教授也會樂意當學生的諮詢人。

Susan補充，不要胡亂使用圖表、圖框等填寫履歷表，因為這樣反而會令履歷表不夠簡潔，難以閱讀。履歷表內所使用的字體亦要統一，無須加上顏色，分題只要用粗體表示便可。Susan最後提醒各位準備求職的畢業同學，應該要由第一份工開始，不斷定期修正自己的履歷、工作成績及進修課程等資料，以便日後做一個完整的個人履歷表，將來轉職或繼續進修也會更加得心應手。






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撰寫求職信的要點

‧細心閱讀招聘廣告中的入職要求
‧搜集招聘公司的業務資料及背景
‧應於廣告刊登當日或翌日即寄上求職信，掌握先機。

內容
‧盡量以一頁為限
‧針對申請職位要求而撰寫
‧闡明自己對申請職位的相關資歷
‧盡量使用簡單句子、段落分明。
‧具個人風格
‧反覆查看有沒有錯別字
‧語氣誠懇，表現自信。

格式
‧寫明應徵職位
‧編排統一，格式清楚。
‧上款與下款配對得宜
‧寫清楚聯絡時間、方法。
‧清楚寫上收信人姓名及職銜
‧親筆簽上名字
‧切勿以塗改液或膠擦更改錯處；如有錯誤，應重新編印。






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撰寫履歷表的要點

‧填寫必要的內容，如個人資料、學歷及工作經驗等。
‧突出吸引僱主的資歷
‧內容以一至二頁為限
‧編排要整齊有系統
‧利用大標題與小標題
‧用點列方式 ( Point Form ) 簡單說明資料
‧涉及年份的資料，在編排上應由最近說起。
‧小心檢查有沒有錯別字

填寫職位申請表格的要點

部分僱主會要求申請人填寫職位申請表格。填寫表格看似容易，但仍要小心注意下列要點：

‧以黑色／深藍色原子筆填寫
‧以正楷填寫，注意字體端正。
‧填寫表格前，應細閱表格及有關如何填寫表格的指示。你可以參考自己的履歷表，再審慎擬定須要填上的資料，避免在正式填寫時刪改太多。
‧填寫表格時應簡單扼要，只須將有關而必須的資料填上，其他的資料可以從簡或略去。
‧如申請表格欄位不敷應用，可夾附另紙填報有關資料，緊記在表格的有關欄位註明「見附頁」，並於夾附紙張上清楚註明資料屬於哪一欄 ( 例如：續第10欄 )。
‧如表格內有不適用的欄項，應寫上「不適用」三字，以表示並非忘記填寫。
‧小心核對所有填報的資料，以免出現任何錯漏。
‧緊記親筆簽署表格

參考網站
學友社
網址：www.student.com.hk
勞工處
網址：www.jobs.gov.hk

參考資料:
http://www.jiujik.co m/jsarticle.php?lcid =HK.B5&artid=300 0011018&arttype= JAPPL&artsection =JOB

Dear Sir/Madam,

Application for the post of clerk
I am writing responses to your advertisement in Interactive Employment Service Of The Labour Department on 13.6. 20007 inviting applications for the post of clerk in your department.

I have completed my secondary school education atxxxxxxxxx你可以講ive果個喇,,,in May of 2008 with 6 passes in the HKCEE呢到你講你的學歷.I am skilled in Microsoft Word, Excel, Power point. I speak fluent Cantonese, English and Potonghua .

I would like to apply this for the position of the clerk because I am very interested in this kind of job. I was the Monitress in the school呢到講你果d活動. I also worked as a clerk at xxxxx for and gained some experience including data entry . 睇下你有冇咩經驗喇...如果有係呢到打

I have enclosed with this letter my resume. I would be grateful if I could be granted an interview.

I am looking forward to hearing from you soon. Thank you for your kind attention.

Yours faithfully,
xxxxx
xxxxx



Encl.
1 Resume