甚麼是五常法?

五常法是甚麼？
　　在各機構裏，五常法是用來維持品質環境的一種技術。筆者於1993-94年間，受亞洲發展銀行委任為馬來西亞首位「品質專家」在該國提議推行五常法，並首創五常法，並首創五常法審核表，獲得極大回響及認同。由於語文需要，故翻譯了五個英文字，即Structurise, Systematise, Sanitise, Standardise, Self-discipline。基於此成就，香港政府工業署由1994年尾開始，委任本人在港推行五常法，自然需要五個中文配合，故作了五常法中文版本，從此確立及廣為發展。下表展示了五常法之中、英名詞和例子 (* 何廣明 創)：




中文 *
英語 (5-S) *
50點 *
實例 *

常組織
Structurise
10
把不需要的東西拋掉或回倉

常整頓
Systematise
10
30秒內就可找到文件

常清潔
Sanitise
5
個人清楚衛生責任

常規範
Standardise
15
貯藏的透明度

常自律
Self-discipline
10
每天運用五常法
執行五常法的實際益處




重點
其他好處

1.減少意外
7.改善工作環境

2.增加顧客滿意度
8.減少浪癈

3.改善產品及服務質素
9.減少損壞

4.增加生產力
10.精工簡政

5.提升公司形象
11.加強團隊精神

6.加強競爭力
12.增進員工溝通
常組織

圖片參考：http://www.hk5sa.com/hk5sa/struct.jpg
　　常組織的涵義是 : 判斷出完成工作所必需的物品並把它與非必需的物品分開 ; 將必需品的數量降低到最低程度並把它放在一個方便的地方。
　　在以往的年代，土地貧脊，貨物的供應自然不夠充分。即使是最小的物品，人們也會將它保留。因為人們覺得扔掉它是一種浪費。然而今天貨物的供應充足、服務及信息多采多姿。把這些物品進行挑揀分類幾乎變成了一種藝術。單以信息來說，現在已有一種叫做信息管理的全新職業。該種職業的工作範圍衹負責把信息進行挑揀和分類，然後再進行組織。保存物品和扔掉物品同樣重要。最重要的是要知道哪些物品該扔掉，哪些物品應該保存，以及怎樣恰當地保存以便將來很容易就能找到。
分層管理
　　常組織的藝術就是分層管理。分層管理包括先判斷物品的重要性再減少不必要的積壓物品。這就是「KISS」 原則 (Keep It Short and Simple) 。同時，分層管理還可確保必要的物品就在手頭從而獲得最高的工作效率。所以，良好分層管理的關鍵就是有能力判斷物品的使用頻率及有能力確保把物品放在恰當的地方。決定哪些物品你確實不需要而將之放在遠處與決定哪些物品你確實需要它們放在身邊同等重要。對常組織活動的總結見圖1。




利用程度
必需的程度(使用頻率)
保存方法(分層管理)

低
1. 過去一年都沒有使用的物品
拋掉或回倉


2. 在過去的七至十二個月中，使用過的物品
把它保存在比較遠的地方

中
3. 在過去一至六個月中，使用過的物品
把它保存在工作區域的中間部份

高
4. 每天至每月都要使用過的物品
把它保存在工作現場附近


5. 每小時都要使用的物品
隨身攜帶





圖片參考：http://www.hk5sa.com/hk5sa/struct1.jpg

照片1: 常組織的好例子 － 文件與零件的保存 (1.10)

圖片參考：http://www.hk5sa.com/hk5sa/struct2.jpg

照片2: 常組織的反面例子 － 拋掉垃圾 (1.1)
常整頓

圖片參考：http://www.hk5sa.com/hk5sa/system.jpg
　　常整頓是研究提高效率方面的學科，旨在研究你多快就可以取得物品，以及要多久才可以把它儲好。任意決定物品的存放並不會使你的工作速度加快。相反，你必須思考分析為什麼拿出物品和把它儲放好需要這麼久。對人們經常使用的物品和很少使用的物品都必須作這方面的思考。你必須設計一套人人都能理解的系統。達到常整頓有四個步驟:
第一個步驟：分析現狀
　　首先分析人們取得物品和儲放好物品需要這麼久，特別是存放許多工具和材料的工作地點，因為花在取得物品和放回物品上的時間等於是浪費了時間。如果某人每天取得物品與儲放好200次，每次需30秒，那麼每天就需100分鐘。如果平均減少到每次 10秒，一天就可節省1小時。
第二個步驟：物品分類
　　第二個步驟是決定物品屬於哪一類別的問題。當然，須要依據一定標準才能做出決定。因為缺少標準，或沒有一套制度規範，人們不可能記得物品存放的地點。也就是說，人們取得物品與將它放回原處花費的時間會更長。
第三個步驟：儲存方法
　　第三步是決定物品應該怎樣放置。這對儲存來說至關重要。例如，文件和工具的儲放必須使它很容易找到和取得。儲存物品首先應考慮日後取出的時間問題。
　　每件物品採用了一種統一的名稱並不足夠。每一件物品還應該有一個存放地點，就像每個人有一個家一樣。事實上通過世界郵電系統傳遞一封信的過程會令人驚訝。只要你在信封上寫好地址，郵電系統就可以將信件傳遞到世界各地的任何地方。原理很簡單 － 信封上有一地址的名稱，而世界的某地亦存在與信封上一致的名稱。所以進行常整頓工作必須保證每件物品有一個名稱與存放地點。
第四個步驟：切實執行
　　最後的步驟是貫徹儲存好物品的原則，這意味著總是要把物品放在它該放的地方。聽起來很簡單，但做起來卻很困難。做或不能做到這點是決定著常組織、常整頓成敗的問題。同時存貨管理也很重要。以便你隨時知道是否用完了零部件和產品。





圖片參考：http://www.hk5sa.com/hk5sa/system1.jpg

照片3: 常整頓方面好的例子 － 30秒就可取得文件 (2.10)
常清潔

圖片參考：http://www.hk5sa.com/hk5sa/sanitise.jpg
　　「每人都應該清潔地方」 － 常清潔應該由整個機構所有成員，上至執行董事，下至清潔工，一起來完成。如果在新年來臨之前，你做完每年一次的歲末大清掃，你頭腦中也會有一種新鮮、清潔的感覺。
　　甚至有些公司已經採取措施逐步在工作區、休息區建立了小花園，因為衛生區域的範圍已經超出了辦公室而擴充到了周圍環境。常清潔的格言如下:
－我不會使物品變髒
－我不會隨地倒水
－我不會隨地亂掉物品
－我會馬上清理物品
－我會把掉下來的標示再貼上





圖片參考：http://www.hk5sa.com/hk5sa/saniton1.jpg

照片5: 清潔得好的例子 － 使得一切物品都乾淨明亮的清潔運動 (3.5)

圖片參考：http://www.hk5sa.com/hk5sa/saniton2.jpg

照片6: 清潔壞的例子 － 個人的清潔責任 (3.1)
常規範

圖片參考：http://www.hk5sa.com/hk5sa/stand.jpg
　　常規範就是連續地、反覆不斷地堅持常組織、常整頓和常清潔活動。確切而言，常規範活動還包括利用創意和 ，「全面視覺管理法」 從而獲得和堅持規範化的條件從而提高辦事效率。
視覺管理
　　最近，視覺管理作為一種有效的持續改進手段而格外注目。視覺管理已經廣泛應用於生產、品質、安全以及對顧客服務上。色彩管理近來也引起了人們極大的關注。色彩管理不僅僅是創造出一些顏色代號，而且是為了創造出一個輕鬆愉快的工作環境。現在，越來越多的人之所以喜歡白色和淺顏色的衣服，是因為這些衣服可以馬上顯示出落在其上面的物。這也就是說，這些衣服可以充當顯示環境清潔程度的指標和突出要進行清潔工作的必要。視覺管理其中一個有效方法就是張貼合適的標簽。例如:
－潤滑油標簽 － 標明了潤滑油的種類、等級、顏色以及應該置於什麼地方。
－標識標簽 － 表示出物品的名稱。
－安全標簽 － 提醒人們要特別注意的某些安全問題。
－儀表上的區域標簽 － 正常值域和危險值域必須用不同顏色標明。
－合格標記 － 產品經檢驗後必須貼上標貼。合格標記就是表示被檢驗合格的產品。
－位置標記 － 在產品上貼上小小的位置標簽以表明產品的方向。容許站立的地方要有腳印標記來指明。地面上的危險區域亦應標明。物品不能超越的地方應用線條指示。船上可看得見的指示，讓人們能明白發生了甚麼事和預計到將要發生什麼事





圖片參考：http://www.hk5sa.com/hk5sa/stand1.jpg

照片7: 常規範的良好榜樣 － 部門標貼 (4.12)

圖片參考：http://www.hk5sa.com/hk5sa/stand2.jpg

照片8: 常規範的不良榜樣 － 門後有大堆癈物，因為櫃門缺乏透明度 (4.1)
常自律

圖片參考：http://www.hk5sa.com/hk5sa/self_dis.jpg
　　常自律就是向每一個人灌輸按照規定方式做事的能力。此處所強調的是創造一個具有良好習慣的工作場所。教導每個人應該做事的方式並讓他們付諸實踐，那麼我們就可以拋棄壞的習慣而養成良好的習慣。此過程有助於人們養成制定和遵守規章制度的習慣。
　　遵守紀律是促成順暢生活的基本工具。
　　常自律比紀律更重要而且要求更高，如果某人是迫於遵守某種紀律而做某事的話，那麼下一次他未必會自動做同一樣的事；然而，自律則能保証日常工作的連續性。




圖片參考：http://www.hk5sa.com/hk5sa/selfdis1.jpg

照片9: 常自律的正面例子 － 百聞不如一見 (5.10)

圖片參考：http://www.hk5sa.com/hk5sa/selfdis2.jpg

照片10: 常自律的反面例子 － 個人責任 (5.1)

五常法是優質管理的第一步，在確保安全、質量、效率與減少故障方面發揮了簡易可行的概念。
五常法*(5-S*) + KZ è (ISO 9000 + ISO 14001 + OHSAS 18001 + 6-s) è TQM

五常法始創人©何廣明*教授在1987-88年，被日本的亞洲生產力中心在十六個會 員國中選拔為押川大獎研究師，在日本成功調查及開始引進5S。又在1993-94年被亞洲發展銀行邀請成為馬來西亞政府的首位品質專家，當時發覺日式5S只合適用在職業安全健康範籌，對五常法之五個目標(安全、衞生、品質、效率及形象)最後三個有所欠缺，故决定放棄日式5S，並全球首創50點五常法審核表(此乃日式5S所缺少)，並定名及註冊為:
五常法: 常組織、常整頓、常清潔、常規範 及 常自律
5-S: Structurise, Systematise, Sanitise, Standardise & Self-discipline

香港五常法協會(以下簡稱協會)於1999年5月15日成立。本會是由於香港浸會大學工商管理學院於1998年2月得到香港特區政府工商署撥款資助兩年(總額為港幣四百六十萬)，在舉辦全球首創的「五常法審核領袖培訓班」的同時，招募學員而成立的。本協會為一非弁利團體，是由一群來自不同行業而又熱心於推動五常法的社會人士所創立，目的是要協助 香港特區、中國大陸及鄰近國家會員及業界推行「五常法」，促進會員間之交流；以及建立協會與其他機構的緊密聯繫。