經電郵求職時應該在內容寫什麼?

理工大學語言自學中心 ( CILL ) 講師Susan Fitzgerald表示，求職者在撰寫求職信時最容易犯的錯誤，就是他們沒有細心閱讀招聘廣告的內容，如招聘職位的工作性質、入職要求、所需學歷及工作經驗等。在粗心大意的情況下，一般人寫出來的求職信往往未能對症下藥，沒有充分表現出自己的專長，試問僱主看到這封求職信後，又怎會對申請者的辦事能力有信心？更遑論會給予面試機會了。Susan指出，「在撰寫求職信之前，求職者必須了解招聘廣告中對求職者的要求，針對申請職位的入職條件，扼要簡明地說出自己的『強項』、有甚麼資歷符合該職位等，讓僱主大概了解你的資歷是否符合水準。」

切忌「 一信走天涯 」

另一個撰寫求職信最常見的毛病，就是「一信走天涯」。大部分求職者無論申請甚麼職位，很多時候都會以一式一樣的求職信範本去求職，每次只是改一改公司名稱、抬頭及日期等，便立即投寄無誤，但其實這是大錯特錯的。Susan說，很多人寫的求職信都是千篇一律，有部分更明顯看得出是左抄右砌求職信範例。「若果求職者只用一封範例式的求職信去申請職位，固然未能針對招聘廣告的要求；另一方面，也難以在眾多求職者中突出自己。故此，要撰寫一封合規格的求職信，就務必要因應不同的招聘職位，把求職信的內容略作加減潤飾，以切合所申請職位的要求。」

段落清晰 條理分明

公司刊登招聘員工廣告，一日內可能收到過百，甚至成千封求職信。要在芸芸申請者中勝人一疇，就要先了解求職信的基本結構與格式。一封結構有條不紊、段落清晰的求職信，足可顯示出申請者條理分明，首先讓僱主留下良好的印象。Susan說求職信的結構主要分為四個段落：

‧第一段：說明有意應徵職位
‧第二段：簡述申請人的學歷、工作經驗。
‧第三段：說明為何對職位有興趣、有甚麼資歷合乎入職要求，並簡單說明對招聘公司的業務有一定的了解。
‧尾段：以期望公司早日回覆作結

Susan強調，一封好的求職信，每一段都要有重心，清楚地說明一個主題，長話短說，無須將所有資料詳細列明。內容過於冗長複雜，反而令僱主找不到求職信的重心。求職者亦適宜上網查看一下招聘職位的公司的相關新聞及業務訊息，使自己對該公司的背景有點概念，並在信中簡單說明對該公司有一定的認識，藉此獲取僱主的印象分。「求職信最好盡量在一頁之內，兩頁為限，過長只會令信件失去重心。讓看者感到條理清晰，一目了然才是要訣。」

用語誠懇 語法不容錯

有了嚴密的格式後，便要說信件的靈魂 —— 內容。求職信的語調必須誠懇有禮，用字方面也要特別留意，不能輕浮，求職信的目的是請求招聘者給予工作機會，故此與平日的往來書信的語調有所分別。若然在求職信中多用主動式 ( Active Voice ) 語句，亦可增加說服力及表現出求職者的信心。Susan謂，求職信的英文語法也極為重要，若求職者不能肯定自己所寫的求職信有沒有語法錯誤時，最好將信件給學校內的導師校對一次，以免有錯別字或語法出錯。Susan更指出，部分求職者雖然撰寫了一封結構嚴謹的求職信，但最後卻將文件印在有卡通圖案或花紋的信紙上，無疑令僱主對求職者的印象大打折扣。

履歷表宜一切從簡

寫好一封無懈可擊的求職信後，就要完成另一個同樣重要的求職信附件 —— 履歷表。「撰寫履歷表的要訣是簡潔清楚，內容要以點列形式 ( Point Form ) 闡述，簡單直接地向僱主介紹個人學歷、工作經驗、專長和技能等。每一點要一句起，兩句止，以讓僱主一看即明為佳，並盡量將內容限制在兩頁之內。」Susan說履歷表必須一切從簡，不要將個人的資料巨細無遺、一字不漏地詳列於履歷表內，避免過於冗長複雜。「求職者只須在履歷表上以點列形式，簡單幾句概括出最近期的學歷、工作史及工作性質等，讓僱主概括了解過去的資歷已經足夠。」

在學歷一欄上，可以寫上曾在某年參加會考，但並不須要將所有會考科目及成績列出，因為如果申請人的會考成績並非優異，將分數較差的成績也一併列出，只會自暴其短。Susan說：「學歷一欄的編排應由近到遠，僱主只會在意你目前的資歷，不須將所有學歷，由幼稚園、小學到中學一一列出，只要列出最近、最重要的學歷。若然是大學畢業生的話，只須列明畢業於哪所大學、攻讀某某學系已經足夠。」

列明工作經驗及性質

剛剛畢業的大學生在撰寫工作經驗一欄時，往往會無從入手，因為他們根本沒有甚麼工作經驗，有的也只會是寥寥可數的兼職和暑期工。「畢業生應該盡量寫出他們的工作經驗，列出曾經擔任過的職位、任職公司，並簡單說明工作性質；又或者列出自己曾參與過的義務工作，這也可以給僱主對申請人有一個概括的印象。」列出了學歷及工作經驗後，餘下要撰寫的內容則較為輕鬆。申請人可簡述在校內參與過的課外活動、曾經擔任的學會職務及獲得的獎項等，證明申請者在課堂以外，也有抽時間參與其他活動。

實話實說 避免誇大能力

「部分求職者在撰寫語言能力及個人長處時，往往會誇大其詞，說到天花龍鳳，無懈可擊。但到了真正面試時，當考官要他們詳述在履歷表上所說過的流利多國語言、所懂得的多種電腦軟件技能時，卻是啞口無言，考官對面試者的印象自然大打折扣。」Susan說求職者必須坦白、誠實地撰寫履歷表，如果只懂吹牛而無真正實力的話，一經面試便原形畢露。

如果招聘廣告中要求申請者列出預期薪金時，可將這項放在履歷表最尾。「列出預期薪金時盡量寫一個約數，例如8,000至12,000元，不要只寫一個實數，這樣可令自己有更大空間與僱主商議薪酬。」至於諮詢人一欄，Susan建議畢業生可以填寫學科系主任或兼職期間的僱主，但她強調，在填寫諮詢人前必須要先問當事人是否願意，Susan謂大部分教授也會樂意當學生的諮詢人。

Susan補充，不要胡亂使用圖表、圖框等填寫履歷表，因為這樣反而會令履歷表不夠簡潔，難以閱讀。履歷表內所使用的字體亦要統一，無須加上顏色，分題只要用粗體表示便可。Susan最後提醒各位準備求職的畢業同學，應該要由第一份工開始，不斷定期修正自己的履歷、工作成績及進修課程等資料，以便日後做一個完整的個人履歷表，將來轉職或繼續進修也會更加得心應手。






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撰寫求職信的要點

‧細心閱讀招聘廣告中的入職要求
‧搜集招聘公司的業務資料及背景
‧應於廣告刊登當日或翌日即寄上求職信，掌握先機。

內容
‧盡量以一頁為限
‧針對申請職位要求而撰寫
‧闡明自己對申請職位的相關資歷
‧盡量使用簡單句子、段落分明。
‧具個人風格
‧反覆查看有沒有錯別字
‧語氣誠懇，表現自信。

格式
‧寫明應徵職位
‧編排統一，格式清楚。
‧上款與下款配對得宜
‧寫清楚聯絡時間、方法。
‧清楚寫上收信人姓名及職銜
‧親筆簽上名字
‧切勿以塗改液或膠擦更改錯處；如有錯誤，應重新編印。






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撰寫履歷表的要點

‧填寫必要的內容，如個人資料、學歷及工作經驗等。
‧突出吸引僱主的資歷
‧內容以一至二頁為限
‧編排要整齊有系統
‧利用大標題與小標題
‧用點列方式 ( Point Form ) 簡單說明資料
‧涉及年份的資料，在編排上應由最近說起。
‧小心檢查有沒有錯別字

填寫職位申請表格的要點

部分僱主會要求申請人填寫職位申請表格。填寫表格看似容易，但仍要小心注意下列要點：

‧以黑色／深藍色原子筆填寫
‧以正楷填寫，注意字體端正。
‧填寫表格前，應細閱表格及有關如何填寫表格的指示。你可以參考自己的履歷表，再審慎擬定須要填上的資料，避免在正式填寫時刪改太多。
‧填寫表格時應簡單扼要，只須將有關而必須的資料填上，其他的資料可以從簡或略去。
‧如申請表格欄位不敷應用，可夾附另紙填報有關資料，緊記在表格的有關欄位註明「見附頁」，並於夾附紙張上清楚註明資料屬於哪一欄 ( 例如：續第10欄 )。
‧如表格內有不適用的欄項，應寫上「不適用」三字，以表示並非忘記填寫。
‧小心核對所有填報的資料，以免出現任何錯漏。
‧緊記親筆簽署表格

參考網站
學友社
網址：www.student.com.hk
勞工處
網址：www.jobs.gov.hk

參考資料:
http://www.jiujik.co m/jsarticle.php?lcid =HK.B5&artid=300 0011018&arttype= JAPPL&artsection =JOB

For example,Hotel Manager

Dear Sir or Madam,
I would like to apply for the post of Hotel Manager with your group of hotels as adbertised
in this week's issue of 'The Hotel Times'.As you can see from my c.v.,I feel that I have
the experience and qualifications you requice.

I have the necessary qualifications for this post.Initially I obtained an HND in Hotel
Management from Manchester University.In addition,I have successfully attended
several training courses run by Mushroom Hotels. These included modern catering
techniques,management skills,terrorism prevention,health and safety,and marketing.

I have a lot of experience in Hotel Management.Since 2001 I have been Assistant
Manager at the Waldorf in Manchester. In previous positions I have worked in many
areas including reception,restaurant,personnel,book-keeping and marketting.

I spesk several languages well.Having lived and worked in South-East Asia for several
years,I can speak Cantonese,Mandarin and Japanese fluently.I can also speak French,
Spanish and German at a resonable lavel.Claerly these skills would be useful when
working for an international group of hotels in s capital city.

There are several reasons why I am applying for this position.First,having worked as an
Assistant Manager for several years,I am now capable and excited at the prospect of the
added responsibility of being a manager.Also,I would like to work for an international
chain of hotels of some repute.Finally,I have a strong desire to move to London,our
capital city.

I look forward to hearing from you.

Yours faithfully,