什麼是【Proforma Invoice】?

Proforma invoice 根本和Commercial Invoice是兩回事，可能兩者都是在英文上類似叫 invoice，所以極大部份人都有錯覺，以為好接近，實則差天共地，兩者完全不同。Commercial Invoice 商業發票 即是 Invoice 發票，commercial 那字眼只是加重語氣而已，並無特別定義，下文用 Invoice字眼。

前言:
Commercial invoice商業發票相信大家都應非常了解，Invoice是貿易上必須的單據，紀錄著交易細節和總價，是買賣雙方做做成生意的文件，也是雙方會計上，銀行處理單據，出入口上報關的必須文件。

Proforma invoice其實是一種比較舊式的商業文件，在現今商業貿易上，比較少用。只有一些守舊保守的美國公司或者中國大陸古板進出口公司還會使用，歐洲出口商已經較少用。在國際商業法律上，proforma並無法定地位，其實又似報價單，又似訂單確認書，又似發票，其實樣樣都唔係 ， 只是三不像 ! 所以現時已經較少賣家使用，只是如果有買家要求要proforma時才開出。 這是因為現今商業社會講求效率，不同以前國際貿易要求文件多多怕人騙，現今最好是快，文件少，email都當作雙方有效文件，這些 proforma已經不合時宜。

Proforma invoice 或者簡單叫 proforma，中文一般翻譯叫型式發票，其實翻譯得不好，Proforma是拉丁文 ，意思是有個外表，是有個樣似但不是實際的，是未有正式之前的東西，但 Invoice是商業法律上既定的字眼，有其解釋和法律效力。我覺得中文是譯錯了。現今將Proforma invoice如果給我翻譯 ，我會將proforma invoice譯作: {擬似發票}，這樣就係人都知道 proforma invoice根本不是 invoice，只是擬似，簡單講即不是真的。(可能是假的添: 見下文 )

我個人認為proforma這種文件是不需要的，咁點解還有人用proforma？詳見下面: 下文使用proforma字眼，免得混亂

Proforma是怎樣的？寫著什麼？

Proforma 是賣方發出的文件， 會詳列買賣雙方名稱，日期，貨物名稱，型號和細節，單價，數量和總價，可能有編號可能無。和Invoice上寫著的可能好似，只是在文件頂部中間寫住 Proforma Invoice，而非 Invoice字眼。註: Invoice發票就一定有 Invoice Number，因會計上需要。

Proforma 的意義和功能:
絕大部份賣家當作是 order confirmation 訂單確認書 也有賣家當作 quotation 報價表 (我確實收過叫 proforma的報價單) 但絕不是 invoice 發票，也不是發票的一種

在國際貿易上，買家預早電匯 付款 T/T in advance payment，買家或會要求賣家發出 proforma 用來跟著銀碼做電匯，但其實 order confirmation 一樣可以做到這功能，只要文件有確實銀碼，賣家電匯戶口細節等，叫什麼名稱都可以，一個email都可以做到。去銀行開信用証或做T/T，銀行都不會要求這些文件，中國大陸銀行就要進出口合同。

至於有人講，proforma 可以用來其些國家預早入口報關或申請批文等，抱歉我經驗所限，我未接觸過這種情況，我相信Invoice一定可以做到這目的。 就算現在中國大陸和蘇聯入口貨物預早報關，都要賣方的正式發票去預早報關，不可能用 proforma。

商業上的一般運作，
簡單舉例說 :
1.買家對某貨品有興趣，要求樣辦和報價
2.賣家寄出樣辦和報價單 (quotation)，也有賣方已經寄proforma而不是 quotation
3.討價還價，談好條件，正規或大買賣，簽買賣合同 ( sales contract/ contract)
4.簡單的由買家發出訂單 (purchase order)
5.買家接受就發出訂單確認書 ( order confirmation) 或者 proforma (型式發票)
6.賣家送貨，兼出發票 ( invoice )
7.買家收貨兼付錢， 其後賣家出收據 (receipt)
8.功德圓滿

從步驟5.看到，proforma 其實就好像order confirmation性質，賣家確認收到買家的訂單。好多賣家的 order confirmation 同樣列出如 proforma 的資料，只是文件 heading 是 order confirmation.

但也有賣家在步驟2. 已經寄出proforma 而不是 quotation。點解？因為有些賣家會使用 proforma 作為 quotation 的。買方收到proforma就付款或當自己已經訂貨，那是買方笨，是賣家博大霧。

Proforma invoice和 commercial invoice最大分別是什麼？
最大分別就是: 收到 proforma是完全不用付款的
在正常貿易，收到 commercial invoice會計部經有關公司授權人仕確認就要入賬，依期付款，但收到 proforma，會計部絕對不能入賬，也絕對不能付款，而是交去採購部。因為 proforma根本不是invoice發票。 在有限公司會計上和核數上，收到invoice，一定要付款，如賣方弄錯計貴左，就要賣方credit note更正，不能掉左張 invoice弄張新的算數，但收到 proforma，根本不能入會計帳項，錯漏是採購部處理。

Proforma invoice的騙案:
我十幾年前已經從美國商會交流中就已經知有 proforma invoice騙案，一般發生於英語國家的細型公司，某日收到某印business directory公司 proforma，可能連同一張有其公司名稱的影印廣告，兼且可能有人打電話請佢老闆或會計部職員，話老闆早前答應過登廣告 / 買位，請你付款。對於細公司，無制定授權付錢原則，或者老闆出左埠，或者老闆根本當自已忘記左，於是會計員付錢~~~~其實是騙案，根本無那本 business directory，從無印過這本野，騙子收了錢走了。但法律上，佢可能十年後印，現今收你願意付的錢，騙子無話已經印了，也沒有開出Invoice 發票，只是 proforma，願者自付，但如開左invoice而無做野，就是類似行騙，買家可以要求退款。
香港以前都有這種騙案，但好少，因為香港的會計實查清楚，跟著就知搵笨，但好多英語國家，會計員見到單據就付，(唉，美國英國澳洲好多文員都好直腸直肚的) ，當然大部份人不上當，但騙子寄出1000封proforma，收到50個付錢都已經好過癮。

2007-04-04 17:49:27 補充：
To: 第二位回答者招財進寶兄，閣下話發票不一定真:本人都從事貿易多年，真發票價值，假發票價值時有所聞，利用較低貨價從而令入口商付較少的稅，對於一間從事正當貿易的公司，開假貨值發票給買家去報關付少一些稅，不論賣家於其國家是否犯法，但正當公司不會做。買家要什麼假文件都給，這些只是部份賣家，可能有閣下一份？。如果幫人走私漏稅，倒不如自己走私賣毒品，仲賺得多。有人做賊，有人殺人，只是正當人不會做。做生意一樣，幫人漏稅是否合理？請不要將小部份犯法的人做事，講到是商業行規一樣，正當公司不會做。

2007-04-05 11:57:59 補充：
補充二: 我上文並無指 proforma只適用於國際貿易，本地貿易也有人用，有網友提點我說: 他部份客人在付訂金之前都要求有proforma作記錄，我覺得無可厚非的。各司各法。全文已過4000字，不能補充了，可惜。

【 Proforma Invoice 】：『 A price quotation prepared in the form of an invoice, a pro forma invoice is different from commercial invoices in that it is used to create a sale and is sent in advance of the commercial invoice. The content of a pro forma invoice is almost identical to a commercial invoice and is usually considered a binding agreement although the price might change in advance of the final sale.

Here are some reasons why pro forma invoices are widely used in international transactions:
1. Considered a binding agreement.
2. May be required by some countries as part of their import licensing procedures.
3. Bankers and financial institutions use pro forma invoices to open letters of credit for importers.
4. Easily recognized due to their similarity to commercial invoices.
5. Their invoice format encourages exporters to include all the information that will appear in the commercial invoice.

When the buyers agree with all the terms and conditions of the pro forma invoice the result is a purchase order sent by the buyer, which finally leads to a sales contract that is, if the buyer and the exporter agree to have a formal sales contract. 』

【 Commerical Invoice 】：『 Prepared after the sale takes place, the commercial invoice is the final bill from the exporter to the buyer that conforms in all respects to the agreement. It could have the exact terms of the pro forma invoice first offered, or it could differ in those terms that were the result of final negotiations. Commercial invoices are also used by governments to determine the true value of goods for assessing Customs duties, examining goods and gathering statistics. Additionally, many countries use commercial invoices to control imports. It is important for the exporter to check with the buyer the type of information that must be included in the commercial invoice in order to clear Customs in the buyer's country.

Here are few key areas to consider when producing a commercial invoice：
1. Should be prepared in the manner customary to trade.
2. Most countries require that a commercial invoice must be filed for each shipment.
3. It must be original although some countries accept photo copies with a declaration by foreign sellers, shippers or importers verifying that it is a true copy.
4. When an invoice is not available some countries accept a pro forma invoice with information adequate to assess duty, examine goods and collect statistics.
5. Some countries may require a special Customs Invoice 』

http://resources.alibaba.com/article/29272/Using_a_pro_forma_invoice_will_help_to_increase_your_profits.htm

在速遞公司上使用的分別：
【 Proforma Invoice 】：『 If it is a non-commercial shipment (non-business purpose), such as a personal gift, sample or faulty part, you will need a proforma or non-business use invoice. 』

【 Commerical Invoice 】：『 If it is a commercial shipment with a commercial value, you will need a commercial invoice. 』

http://www.dhl.co.uk/publish/gb/en/tools/customs.high.html

Performance Invoice

用法、過程等都非常詳細。

無懈可擊!!!

1) 【Proforma Invoice】
是賣方開給買方的"預付發票", 以確定雙方買賣ge恊議, 除列明合約內容的貨物編號, 數量, 單價, 總金額外, 部份還列明預付訂金及大約貨期.

2) 【Commerical Invoice】
是賣方開給買方的正式收款發票, 發票內貨物編號, 數量, 單價, 總金額, 付貨期, 船名/運輸方式, 所有細節絕對須依照雙方買賣恊議內容,

2007-04-06 07:04:03 補充：
【Proforma Invoice】是簽署恊議後, 付貨前開出的預計單據, 用於進一步確認買賣雙方恊議/合約.【Commerical Invoice】是付貨後開出的正式通知收款單據, 是有法律約束力的.

Proforma Invoice 是預售發票，當客戶落order給你，你公司會發出一份預售發票，而預售發票可以說是公司確認接受客戶的訂單一種(可以算是一種協議)。預售發票的數量，金額與正式發票可能會有不同，可以是數量增加/減少或其他條件有所不同。視符賣買雙方是否同意Proforma Invoice 的內容有所修改。(Proforma Invoice 多數係一D須要預訂才生產的貨品才會使用。)

Commerical Invoice是正式發票，貨物的數量、單價、總額及交易的條款全部須正確，而你公司所出的正式發票，如未能與貨物一致可能會引致很多問題。如數量不同會引致公司倉存數量不正確。金額不同會引致收少/多客戶的貨款。

另外，如果發票須要給第三者核對(例如:船公司,銀行或財務公司)，咁最好係出Commerical Invoice。