什麼是秘書?

公司秘書與私人秘書的職銜很相似，外行人很多時會以為是同一的職位，只是字眼不同罷了。其實，這兩個職位所肩負的職責與功能截然不同，簡直有南轅北轍之分。

一般秘書的職責，主要是負責文書工作，協助老闆處理日常事務，如安排約會、處理文件檔案、打字、提示備忘等，其主要的服務對象是直屬的老闆或部門。

公司秘書的職責範圍就廣泛得多。其主要的服務對象是董事長以至董事局所屬的各決策部門，在公司內要綜攬全局，以作為領導層的主要助手。

一般公司秘書的職責，均會涉及以下的範疇：一、統籌公司業績報告及年報的製作、出版及發行；二、代表公司聯絡各股東及政府監管機構，如香港聯合交易所，以統籌有關公司法或上市的事務；三、確保公司的各項運作能符合有關的法例及監管條款；四、組織、安排和出席各董事及股東大會；五。檢討公司的管理及運作，從而向董事局提交各項建議。

除此以外，公司秘書還要定期向公司註冊處呈交周年申報表及其他所需的表格，準備主席在各場合的講詞，以及聯絡各律師及法律服務機構，商討有關公司的法律事宜，作為公司與律師之間的橋樑。

若公司有新股東加入，要發行新股或進行各項收購行動，公司秘書便會忙上加忙，既要安排臨時股東大會，又要制定有關議程。這類工作的多寡，則視乎所任職的公司是否活躍而定。

在這事事講求增值的當兒，有些公司秘書還需兼任行政或法律助理的職務。顯然，這些公司秘書兼行政助理或公司秘書兼法律助理對公司整體的運作就更為舉足輕重。

早幾年入行的公司秘書多畢業於兩所前理工學院的公司秘書課程，但現在這兩所大學己取消公司秘書這一課程。現時入職要求一般為完成香港公司秘書公會（簡稱HKICS)的專業試，或己成為 HKICS的正式會員。另外，執業會計師或律師亦可擔任公司秘書一職。

若只完成部分或獲豁免部分HKICS的考試的資格的人士，皆可申請做公司秘書助理，然後再一邊做一邊完成其他試卷。語言方面，一定要能寫能說流利英語；電腦方面，懂得使用常用的軟件，如MsWord、Excel、PowerPoint等即可，若任職的公司與國內有生意來往，就更要懂得中文打字。

從事這一行業，必須細心謹慎，任何事情都不可以出錯，因為所經手的許多事情，都關係著公司的最高決策，像出版年報及業績報告這類重要工作，弄錯一個字都可能會牽連大局，造成很嚴重的後果。其次要能承受沉重的工作壓力。

入行人士如經驗不多，或尚未完成HKICS的十七張試卷，一般入職時由公司秘書助理做起。在一些大規模的公司，就算你己完成所有試卷及成為正式會員，並有一兩年的經驗，你都可能還要先做公司秘書主任，然後才正式升為公司秘書。　

除非你具有執業會計師或律師資格，否則一定要完成HKICS的考試，或修畢等同該試的課程，始可擔任公司秘書。完成該專業試成為正式會員後，便等同取得學士學位。各大專院校經常舉辦HKICS的備試或溫習班，以協助考生應付該專業考試。

有關獲取 HKICS豁免考試的課程及各備試課程，可參閱以下提供的課程資料。如欲查詢各課程可豁免的試卷數目，以及其他有關考試或入會的事宜，可直接聯絡香港公司秘書公會。

由於本港公司法要求在香港的公司，必須要有公司秘書，而在香港上市的公司，更需要有專業資格的公司秘書才可以上市。鑑於在末來數年，在港登記或上市的公司數目，預期會持續上升，因而對合資格的公司秘書需求殷切，甚至會出現人手短缺的現象，所以公司秘書的發展前景頗為樂觀。另外，如不選擇在上市公司工作，公司秘書大可到一些專業機構，如律師行或會計師樓工作，這類機構亦需為私人或上市公司提供公司秘書的服務。


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1.問： 何謂公司秘書﹖
答： 根據香港現行法例，每家有限公司必須委任最少一位公司秘書。其職責為安排會議、準備會議紀錄、提交法定檔給政府部門、確保公司符合法定要求等。

2. 問： 公司秘書有什麼資格要求﹖
答：公司秘書可以是自然人，也可以是法人團體（既有限公司）。如果公司秘書是自然人，該人士必須是香港居民,而且必須年滿18歲；如果公司秘書是法人團體，那麼該法人必須為香港註冊之有限公司或在香港有經營場所之海外公司。

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