應用文體 ： 書信 (事務書信、公函、私人書信)；新聞稿；通告、通知、啟事。

以下係教統局為中小學出0既，關於寫作實用文0既教材，由於內容及字數太多，請自己去個 link 到睇下 la，好好用 ga﹗

http://www.emb.gov.hk/index.aspx?langno=2&nodeID=3603

私 人 式 公 函

私 人 式 公 函 是 由 代 表 公 司 或 團 體 的 個 人 寫 給 另 外 一 家 公 司 或 機 構 人 員 的 公 務 信 件 。 在 一 般 情 況 下 ， 這 類 信 件 的 授 受 雙 方 都 已 經 見 過 面 ， 有 一 點 交 情 ， 或 甚 至 作 過 多 次 會 晤 接 觸 ， 但 是 由 於 書 信 的 內 容 涉 及 公 事 ， 故 用 語 仍 須 保 持 嚴 謹 ， 不 過 為 了 在 公 務 之 餘 增 添 幾 分 親 切 感 ， 以 拉 近 距 離 ， 方 便 促 進 雙 方 合 作 ， 措 詞 可 以 較 為 隨 和 ， 或 間 雜 一 些 客 套 語 (見 示 例 )。

在 格 式 方 面 ， 私 人 式 公 函 與 標 準 式 公 函 大 同 小 異 ， 現 分 述 如 下 ：

收 信 人 稱 呼
應 寫 收 信 人 的 姓 名 加 上 適 當 的 職 銜 或 稱 謂 。 至 於 所 屬 公 司 或 單 位 名 稱 ， 可 寫 在 受 文 人 稱 呼 之 前 ， 也 可 省 略 。

信 首 語
私 人 式 商 務 信 件 的 開 頭 語 可 用 「 您 好 」 等 字 樣 ， 以 表 示 問 候 之 情 。

正 文
與 標 準 式 公 函 無 異 。

結 尾 語
私 人 式 商 務 公 函 的 結 尾 ， 可 採 納 與 標 準 式 公 函 一 樣 的 用 語 ， 此 外 還 有 以 下 可 供 參 考 ：

(1) 請 求 對 方 諒 解 或 表 示 感 謝 ：

對 於 是 次 未 能 分 身 出 席 貴 公 司 的 新 店 開 張 酒 會 ， 至 感 抱 歉 ， 尚 祈 見 諒 。

這 次 訪 滬 期 間 ， 得 到 你 熱 情 款 待 ， 更 餽 贈 土 產 名 釀 兩 瓶 ， 實 不 勝 感 激 。 特 修 此 函 ， 再 表 謝 忱 。

(2) 請 安 語

　 　 順 候

鈞 安 /商 祺 /商 安

署 名 與 敬 語
私 函 式 的 商 務 信 件 ， 須 寫 明 署 名 人 的 職 銜 及 全 名 再 加 「 謹 啟 」 ， 並 具 親 筆 簽 名 。


日 期
具 函 日 期 一 般 在 下 款 之 下 另 行 全 寫 年 月 日 ， 有 時 也 可 寫 在 信 前 。

例子：http://www.tdctrade.com/correspondence/chinese_cor/p_example.htm
商 務 書 信
說 明

商 務 書 信 是 由 公 司 、 機 關 團 體 或 其 代 表 發 出 的 業 務 往 來 信 件 ， 一 般 可 分 為 標 準 式 公 函 和 私 人 式 公 函 兩 大 類 。

在 內 容 方 面 ， 由 於 商 務 書 信 是 進 行 業 務 聯 繫 、 辦 理 公 事 的 信 件 ， 因 此 必 須 條 理 清 楚 嚴 謹 ， 述 事 明 確 ， 層 次 分 明 ， 無 須 採 用 太 多 客 套 和 修 飾 詞 匯 ， 與 業 務 無 關 的 閒 話 盡 量 不 提 。

從 行 文 遣 詞 來 看 ， 為 配 合 時 代 精 神 ， 商 務 書 信 應 採 用 流 暢 的 白 話 文 ， 而 為 保 持 公 函 簡 潔 、 凝 煉 的 風 格 ， 這 類 書 信 應 加 入 適 量 的 書 面 語 ， 甚 至 一 些 淺 易 文 言 。
傳 真 書 信

鑒 於 在 今 天 的 商 業 社 會 ， 圖 文 傳 真 已 經 成 為 一 種 方 便 快 捷 的 通 訊 工 具 ， 因 此 在 時 間 緊 迫 或 有 恐 郵 誤 的 情 形 下 ， 採 用 傳 真 通 訊 遂 日 趨 普 遍 。 由 於 傳 真 書 信 講 求 效 率 ， 內 容 必 須 直 接 清 楚 ， 不 論 標 準 式 或 私 人 式 公 函 ， 均 務 求 簡 單 扼 要 ， 一 切 問 安 客 套 語 亦 可 省 略 。
例子：http://www.tdctrade.com/correspondence/chinese_cor/fax.htm
邀 請 函

邀 請 信 是 標 準 式 公 函 的 一 種 ， 內 文 務 須 簡 潔 ， 並 列 明 邀 請 受 文 人 參 予 的 活 動 性 質 、 舉 行 日 期 、 時 間 和 地 點 ， 以 及 要 求 對 方 屆 時 所 需 做 的 事 情 (如 剪 綵 或 致 辭 等 )。 有 的 時 候 ， 邀 請 信 會 附 上 請 柬 ； 在 此 情 況 下 ， 信 件 內 容 可 毋 須 細 列 有 關 活 動 的 舉 行 日 期 、 時 間 和 地 點
例子：http://www.tdctrade.com/correspondence/chinese_cor/invite.htm
附 註 ：
1. 對 長 輩 宜 用 「 安 」 ， 不 宜 用 「 順 」
2. 凡 「 安 」 應 用 「 請 」 、 「 候 」
3. 凡 「 祺 」 、 「 祉 」 應 用 「 頌 」
通 告
商 業 機 構 或 團 體 向 僱 員 或 成 員 傳 達 信 息 、 發 布 事 項 或 召 開 會 議 時 ， 便 須 發 出 通 告 或 在 布 告 板 上 張 貼 布 告 。 通 告 與 布 告 的 形 式 十 分 近 似 ， 一 般 都 不 作 區 分 。 有 的 時 候 ， 通 告 和 布 告 也 會 在 報 刊 上 發 表 ， 形 式 類 似 啟 事 ， 示 例 見 下 文 。

通 告 和 布 告 基 本 上 都 是 以 述 事 為 目 的 ， 因 此 行 文 必 須 簡 明 扼 要 ， 採 用 一 些 慣 用 的 詞 彙 ， 盡 量 刪 除 不 必 要 的 枝 節 ， 更 應 避 免 客 套 委 婉 的 語 詞 。 適 當 時 候 可 以 分 段 列 明 ， 便 於 閱 覽 。

現 將 通 告 的 主 要 內 容 分 列 如 下 ：


標 題 。 通 告 或 布 告 的 標 題 一 般 採 用 較 大 的 字 體 寫 「 通 告 」 、 「 通 知 」 、 「 布 告 」 、 「 公 告 」 等 字 樣 ， 也 可 在 前 面 加 上 通 告 的 內 容 或 性 質 ， 如 「 開 會 通 知 」 、 「 派 息 通 告 」 、 「 重 要 通 知 」 、 「 緊 急 布 告 」 等 。


正 文 。 一 如 上 述 ， 文 字 須 簡 潔 ， 內 容 要 清 楚 。 倘 若 通 告 是 有 關 某 項 活 動 ， 須 列 明 時 間 、 地 點 、 性 質 和 注 意 事 項 。 假 如 宣 示 公 司 措 施 ， 則 應 分 點 寫 明 須 注 意 或 遵 守 的 事 項 。


結 尾 。 常 用 「 特 此 通 知 」 、 「 此 布 」 、 「 請 準 時 出 席 」 等 字 樣 ， 而 此 等 字 樣 須 另 起 一 行 書 寫 。


發 出 通 知 的 機 構 、 部 門 或 人 的 名 稱 ， 有 時 還 須 蓋 有 公 章 。


發 出 通 知 的 日 期 。 假 若 通 告 是 橫 寫 ， 日 期 應 寫 在 通 知 人 姓 名 的 下 面 (如 書 信 )， 直 寫 則 另 起 一 行 頂 格 書 寫 。
例子：http://www.tdctrade.com/correspondence/chinese_cor/memo.htm
啟 事
啟 事 是 一 種 公 告 性 的 應 用 文 ， 由 個 人 、 機 構 、 企 業 或 團 體 透 過 大 眾 媒 介 (通 常 是 報 刊 )公 開 說 明 某 件 事 項 。 在 商 業 範 圍 ， 常 用 的 有 遷 址 啟 事 、 徵 聘 啟 事 、 聲 明 啟 事 、 鳴 謝 啟 事 等 。

由 於 啟 事 是 公 開 性 質 的 告 示 ， 對 象 範 圍 廣 泛 ， 所 以 一 般 是 沒 有 上 款 的 ， 而 標 題 則 多 採 用 較 大 字 體 ， 以 吸 引 人 們 的 注 意 。 啟 事 的 格 式 一 般 分 為 三 個 部 分 ：

1. 標 題 。 述 明 啟 事 的 性 質 ， 如 「 遷 址 啟 事 」 、 「 離 職 啟 事 」 等 。

2. 正 文 。 根 據 要 公 布 的 內 容 ， 清 楚 簡 明 陳 述 事 項 。

3. 署 名 和 日 期 。 形 式 與 通 告 相 同 ， 但 毋 須 蓋 公 章 ， 也 可 免 寫 日 期 。

例子：http://www.tdctrade.com/correspondence/chinese_cor/annou.htm