2個格式建議書、公函

*建議書

(1)上款:靠左頂格書寫,後面加上冒號
-清楚收件人的姓名---收件人機構、姓名及身分 e.g.XX中學XXX老師
-不清楚收件人的姓名---執事先生
-沒有特定的收件人---不寫

(2)標題:置中
-主題加上"建議書"三字 e.g.XXX建議書

(3)前言
-著重分析現有情況，說明提出建議的背景及原因

(4)正文
-回應前言所提出的背景及實況，提出針對性的建議
-可分點列寫，每點寫一項建議
-建議要具體，每項建議必須包括主張、具體施行方法（負責人、施行時間、人力財務資源、施行步驟）及預期效果
-可加上小標題
-宜按邏輯順序鋪排次序

(5)結語
-促請受文機構採納及實施上文提出的建議

(6)署名:靠右頂格書寫,不必加啟告語
-撰寫人機構、職銜及姓名 e.g.XX中學XXX老師

(7)日期:靠左頂格書寫
-必須包括年、月、日

*公函

(1)啟告語:靠左頂格書寫,後面加上冒號
-若為去函---需寫「敬啟者」
若為覆函---需寫「敬覆者」

(2)正文:
-若有需要，可於上款與正文之間加上標題，說明書信主題，但必須置中
-正文首句或首段必須說明致函目的，之後可按內容分段書寫，但一般不列點
-行文應切實有禮，切忌誇張及渲染
-於正文結束前，要加上聯絡方法、敦請回覆及致謝的語句

(3)結束語:另行靠左隔兩格書寫
-若為去函---寫「此致」
-若為覆函---寫「此覆」

(4)收信人:另行靠左頂格書寫
-寄給某一機構---收信人的機構名稱及職銜，並於對方姓氏或名字之後加上「先生」或「女士」,以表尊重
-不清楚收信人的姓名---用「執事先生」代替姓名

(5)署名:另行靠右頂格書寫
-必須寫全名
-個人名義發出---於署名前指出發信人的身份（如「讀者」、「市民」）
-機構名義發出---於署名前加出機構名稱與職銜（機構名稱與職銜、署名可分兩行書寫）
-若為去函，署名後加上"啟"或"謹啟"等敬辭
-若為覆函，加上"覆"或"謹覆"

(6)日期:開新行頂格書寫
-必須包括年、月、日

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