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為了保護故宮文物不至遭戰火毀滅或被日本帝國主義掠奪,故宮博物院決定采取文物避敵南遷之策。從1933年2月至5月,宮內重要文物被裝成13,427箱又64包,分五批先運抵上海,後又運至南京。遂於南京建立文物庫房,併成立了故宮博物院南京分院。1937年,“七‧七盧溝橋事變”爆發,抗日戰爭全面展開。南遷文物又沿三路輾轉遷徙至四川,分別存於四川省的巴縣、峨嵋和樂山。直到抗日戰爭勝利後,三處文物復集中於重慶,於1947年運回南京。在中國人民解放軍即將渡江之際,自1948年底至1949年初,南京國民黨政府從南京庫房中挑選出2,972箱文物運往臺灣,後於臺北市士林外雙溪建立新館,公開對外展出。餘下的大批文物,在1949年以後陸續運回故宮博物院一萬餘箱,但至今還有2,221箱仍封存於南京庫房,委託南京博物院代為保管。在這場長達十餘年的慘烈的戰爭期間,由於故宮博物院的工作人員不畏艱難險阻,盡職盡責,南遷文物數量雖巨,卻沒有一件丟失和損傷,故宮人員的精神、事跡,可歌可泣。可又是因為這場戰爭,致使故宮的文物分處異地。這份祖國傳統文化之珍藏應是一個整體,而尤與紫禁城建筑不可分離,人們相信,終有一日,其終將得以完璧。
中華人民共和國成立後,故宮博物院的職工以嶄新的精神面貌投入工作。拔除雜草,疏通河道,清理垃圾。50年代初,從宮內清除出去的上百年的垃圾竟達250,000立方米,自此院容煥然一新。故宮博物院製定了“著重保護、重點修繕、全面規劃、逐步實施”的古建維修方針,經過幾十年的努力,許多殘破、滲漏、瀕臨倒塌的大小殿堂樓閣得到了修復和油飾,愈顯金碧輝煌。院內各處高大宮殿都安裝了避雷設施,又以巨額投資建設了防火防盜監控係統和高壓消防給水管網,使這座古老的宮殿建筑得到了更加有效的保護。特別是改革開放後,在人民政府的大力支持下,徹底整治了環繞故宮的筒子河,更好地凸現了昔日皇城的風貌。
在文物工作方面,五六十年代的重點是對故宮博物院舊藏的清宮文物重新清點核對,登記造冊,進行鑒別、分類和建檔,糾正了過去計件不確之處併增補了遺漏的文物,例如從雜物堆中發現了用草簾裹著的象牙席、修復漱芳齋戲臺時發現在地板下存放的傳為唐代盧棱伽的《六尊者像》冊等。通過長達十餘年的工作,總計清理出清宮舊藏文物七十一萬餘件。與此同時,還通過國家調撥、向社會徵集和接受私人捐贈等方式,新入藏文物達二十二萬餘件之多,大幅度地填補了清宮舊藏文物時代、類別的空缺和不足,諸如石器時代的彩陶,商、周時代的青銅器、玉器,漢代的陶俑,南北朝時代的石造像,唐代的三彩等。而新入藏的古代法書名畫尤為大宗,為世所注目。如晉代陸機《平復帖》、王珣《伯遠帖》、顧愷之《洛神賦圖卷》,隋代展子虔《遊春圖卷》,唐代韓滉《五牛圖卷》、杜牧《張好好詩卷》,五代顧閎中《韓熙載夜宴圖卷》,宋代李公麟《臨韋偃牧放圖卷》、郭熙《窠石平遠圖》、張擇端《清明上河圖卷》等,均是人間瑰寶。此項工作數十年堅持不懈,近年還從市場上以巨資購回宋代張先《十詠圖卷》,元代迺賢《城南詠古詩》,明代沈周《仿黃公望富春山居圖卷》,清代石濤《高呼與可圖卷》等,尤其前兩件是溥儀以賞溥傑為名從宮中盜出而流散民間的,今日復歸寶藏。
為保護好這批數量巨大的古物瑰寶,從五六十年代起對原有庫房進行了大規模的修整,采取了防潮、防蟲的各種措施。九十年代後又建立了新的文物庫房,可入藏文物六十餘萬件。新庫房恒溫、恒濕,防火、防盜,併采用現代化技術自動控製,可保文物安全無虞。自1950年開始,組建了文物修復工廠,1980年擴建為文物保護科學技術部,繼承、利用傳統工藝技術和引進自然科學新成果,對殘損的文物進行修復,數十年來為本院及兄弟單位累計修復文物達十一萬餘件。
為了使院藏瑰寶和廣大觀眾見面,在陳列展覽方面,除了保存和復原三大殿、後三宮和西六宮等處的原狀陳列之外,又不定期開辟了青銅、陶瓷、工藝、書畫、珍寶、鐘錶等專館,供參觀者欣賞。還開設有臨時展廳,舉辦各種主題性展覽,如近年來的《古書畫真偽對比展》、《古陶瓷真仿品對比及古窯址資料展》、《清代宮廷包裝藝術展》、《五十年入藏文物精品展》等,都是廣受社會各界歡迎的展覽。同時也引進國內各兄弟博物館和國外的收藏文物展。為滿足廣大群眾的要求,故宮博物院還組織小型文物展到各省市博物館展出,併應邀到國外舉辦各種形式的展覽,特別是改革開放以來,此類展覽愈見頻繁。曾赴展的國家有英國、美國、法國、前蘇聯、德國、奧地利、西班牙、澳大利亞、日本、新加坡等,所到之處,無不引起當地觀眾的極大興趣,使異國的人民得以了解中華民族悠久的歷史和光輝燦爛的民族文化藝術,為促進我國與世界各國人民的友好關係和文化交流作出了應有的貢獻。
近十幾年來,故宮博物院平均每年接待中外觀眾600-800萬人次,而且,隨著旅遊事業的發展,觀眾的人數有增無減,可見人們對紫禁城的興趣長盛不衰。
除了直接面向觀眾之外,故宮博物院同時組織編輯出版各種圖書畫冊和定期刊物,向社會各界廣泛介紹故宮的宮殿建筑和文物收藏。已出版的大型圖冊有《故宮博物院藏歷代名畫集》、《故宮藏瓷選》、《國寶》、《紫禁城宮殿》、《清代宮廷生活》、《國寶薈萃》、《故宮博物院藏珍品文物全集》(共60卷,已出版18卷)等等,不勝其數。定期刊物有《故宮博物院院刊》、《紫禁城》兩種。
從1997年起,為了適應故宮博物院深化改革開放的需要,院內組織機構又進行了重大的改革,將原先分置的保管、陳列和研究三個部門進行改組,成立了古器物部、古書畫部、宮廷部和展覽宣教部。新組建了資料信息中心,專司推進故宮博物院的信息化工作。陸續投入資金,引進現代科學技術,開通了故宮院內的計算機光纖網絡係統和各類管理用數據庫,又利用聯通世界的國際互聯網建立了故宮博物院的網站。現在展示在各位面前的這個網站將使遠在異地的人們也可通過互聯網暢遊這座神秘的宮殿,一窺故宮雄奇瑰麗的建筑和琳琅滿目的文物收藏。
負責故宮博物院的財務管理。對院屬獨立或半獨立核算的部門實行業務指導和監督檢查;負責編制院的預算与決算,監督古建筑維修專款的執行;負責全院的稅務監管;及院各种門票發售、票款收入及參觀人數統計,各旅行社參觀費用結算等。