接到投訴信，點回覆呀？

2006-11-13 3:37 am

接到投訴信，點回覆呀？我係一間電訊公司的客戶服務主任，公司比人投訴洩漏了某一客戶的資料(事實上有洩露過，但唔可以認架嘛)，而家要覆返封信比該客戶，回應佢的投訴。應該點寫呀？

回答 (1)

2006-11-13 6:48 pm

✔ 最佳答案

你應該第一時間通知上司, 而且問有關信件邊個負責回答, 因為情況可大可小.

如果上司要求你回答既話:
1. 首先多謝客戶既來信 (就算係投訴信都要多謝人家比意見)
2. 回應有關事宜 (要有承諾, 答應跟進事件; 如已知道真相, 亦可簡單解釋)
3. 再次道謝or作出補償 (視乎情況而訂)
4. 簽名及付上名字, 職位作實

要點:
- 上司已知曉事件發生
- 信件亦要cc上司
- 用字小心, 盡量公司名義或者我們, 別以個人名義作出承諾
- 確保事件清楚後要回覆客戶
- 千萬別作出過份擔保

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